Pour préserver les performances de la liste et conserver un historique propre, les factures anciennes sont automatiquement archivées en arrière-plan par une tâche planifiée.
Règle d'archivage
- Toute facture (ou avoir) dont la date de dernière modification est plus ancienne que le délai paramétré est déplacée dans les archives.
- Le délai est défini par votre administrateur via une règle d'archivage dédiée aux factures de vente (typiquement 12 ou 24 mois).
- Les factures archivées conservent toutes leurs informations : références, lignes, adresses, totaux, mentions légales, PDF FR/EN. Elles ne sont pas supprimées, juste mises de côté.
Mécanique d'archivage
Lors de l'archivage d'une facture :
- Copie des données — L'archive reprend l'ensemble des informations de la facture (en-tête, dates, totaux, statuts, références) ainsi que toutes ses lignes (stocks, services, codes promo) et ses adresses (facturation, livraison).
- Conservation des liens — Les éventuelles liaisons d'attributs (mentions légales, commentaires) sont migrées vers la version archive pour rester consultables.
- Suppression de la facture active — Une fois l'archive créée, la facture active est définitivement supprimée de la base courante : seule l'archive subsiste.
Note — L'archivage ne s'applique qu'aux factures Validé(e)s dont la date de dernière modification dépasse le délai. Les brouillons restent en base active tant qu'ils ne sont pas validés (ils ne basculent jamais dans les archives).
Conséquences sur l'interface
- Une facture archivée n'apparaît plus dans la liste principale.
- Sur les unités de stock ou les fiches qui pointaient vers cette facture (panneau « Infos facturation »), la mention « Archivée le… » apparaît à la place du lien actif.
- Les PDF FR et EN restent téléchargeables tant que les fichiers physiques sont conservés sur le serveur.
- Les exports comptables (CSV, ZIP de PDF) peuvent toujours inclure les factures archivées en passant par les filtres appropriés.
Articulation avec les autres modules
L'archivage des factures s'inscrit dans une tâche commune à l'archivage Trade qui traite également les expéditions et les commandes d'achat anciennes. Chaque type d'élément a son propre délai paramétrable.
Bon à savoir — Les règles d'archivage sont propres à chaque environnement client. Contactez votre administrateur ou le support pour ajuster le délai applicable aux factures.
