Concept
Un rôle est un profil de permissions que vous affectez aux utilisateurs : Administrateur, Vendeur, Préparateur, Magasinier, Comptable, etc. Chaque rôle porte la liste des actions que ses utilisateurs sont autorisés à effectuer sur chaque module de l'ERP.
Définir correctement vos rôles, c'est la base de la sécurité de votre ERP : un vendeur boutique n'a pas besoin de voir les factures émises par votre comptable, un préparateur de colis n'a pas besoin de modifier les prix de vente.
Les rôles se gèrent depuis Administration > Rôles.
Liste
Colonnes : Nom (interne) + Nom d'affichage, Date, Nombre d'utilisateurs portant ce rôle, Actions.
Créer un rôle
Bouton Nouveau : ouvre le formulaire complet.
Panneau « Paramètres du rôle »
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom du rôle | Identifiant interne (en snake_case, sans accents — ex. vendeur_boutique, magasinier). Utilisé techniquement. |
| Nom d'affichage | Libellé visible dans l'interface (ex. « Vendeur boutique », « Magasinier »). |
Panneau « Permissions du rôle »
C'est la partie centrale du rôle : vous cochez les actions autorisées pour ce profil, regroupées par module.
Organisation
Les permissions sont organisées en groupes correspondant aux modules de l'ERP : Stock, Commandes d'achat, Factures, Tiers, Marketplaces, etc. Chaque groupe peut être plié/déplié.
Pour chaque module, plusieurs types de permissions (selon le module) :
| Permission | Signification |
|---|---|
| Accès | Voir le menu et la liste du module (sinon le module n'apparaît même pas). |
| Lecture | Consulter les fiches individuelles en lecture seule. |
| Création | Créer de nouveaux éléments. |
| Modification | Modifier des éléments existants. |
| Suppression | Supprimer des éléments. |
| Valider | Valider (= passer en statut final) certains éléments. Spécifique à certains modules (factures par exemple). |
| Importer | Lancer un import en lot. |
| Rembourser | Déclencher un remboursement / créer un avoir. |
| Modification des marges | Permission spécifique pour ajuster les marges sur les ventes internes. |
D'autres permissions plus spécifiques apparaissent selon les modules activés (Shopify, GOAT, StockX, WTB…).
Actions sur les permissions
- Tout sélectionner — Coche toutes les permissions de tous les modules (typique pour un super-administrateur).
- Tout désélectionner — Décoche toutes les permissions (pour repartir de zéro).
- Case de groupe (à côté du libellé du module) — Coche/décoche en bloc toutes les permissions du module concerné.
Une fois enregistré, le rôle est immédiatement utilisable : vous pouvez l'affecter à des utilisateurs.
Bon à savoir — Permissions super-administrateur
Certaines permissions très sensibles (configuration tenant, gestion des super-admins, accès aux logs API…) ne sont visibles que pour les super-administrateurs. Si vous créez un rôle sans avoir le statut super-admin, ces permissions n'apparaîtront pas dans la liste — c'est normal et c'est une sécurité.
Rôles types à prévoir
Il n'y a pas de « bons » rôles imposés — vous les adaptez à votre organisation. Quelques exemples courants :
| Rôle | Permissions clés |
|---|---|
| Administrateur | Tout sélectionner. Accès complet à la configuration et à toutes les données. |
| Vendeur boutique | Accès Stock (lecture), Caisse boutique, Commandes web (lecture + modification statut), Tiers clients. |
| Magasinier | Accès Stock (lecture + modification statut), Réception commandes d'achat, Expéditions, Transferts. |
| Comptable | Accès Factures, Avoirs, Justificatifs d'achat (lecture + export). Pas d'accès Stock ni Tiers en modif. |
| Acheteur | Accès Commandes d'achat (création + édition), Tiers fournisseurs (création + édition), WTB. |
| Préparateur | Accès Stock (lecture), Restocks / Picking, Expéditions (modification statut uniquement). |
Supprimer un rôle
Action Supprimer sur la liste. Attention : si des utilisateurs portent ce rôle au moment de la suppression, ils n'auront plus de rôle attribué et leurs accès deviendront limités. L'ERP affichera une alerte avant validation.
Concept
Les Sociétés sont vos entités juridiques dans le tenant. En multi-sociétés, vous pouvez gérer plusieurs entreprises (par exemple SAS A + SARL B d'un même groupe) sous le même compte ERP — chacune avec sa propre raison sociale, son SIRET, son logo, ses comptes bancaires.
Chaque société du tenant est utilisée pour :
- Émettre des factures (la société qui facture sur le PDF, avec son logo et ses mentions).
- Détenir du stock (chaque unité de stock appartient à une société).
- Émettre des expéditions (la société expéditrice qui apparaît sur la PROFORMA et la facture).
- Acheter (la société acheteuse sur les commandes d'achat, avec son SIRET et son n° TVA intra sur les attestations de cession).
- Faire des ventes internes entre elles (cession de stock comptable entre A et B).
- Être liée aux comptes marketplace (un compte GOAT/StockX = une société).
- Être liée aux comptes Shopify (typiquement une société par boutique en ligne).
Les sociétés se gèrent depuis Tiers > Sociétés (le menu peut aussi être accessible sous Administration > Sociétés selon votre configuration).
Bon à savoir — Une société du tenant est toujours de type Professionnel (pas de société « particulier »). Le formulaire correspondant impose la saisie d'un SIRET, d'un n° de TVA intracommunautaire, d'une adresse complète. C'est la même mécanique que les fournisseurs / clients pros, avec un type de tiers dédié.
Liste
Comme pour les autres tiers (clients, fournisseurs), la liste propose :
- Recherche par nom, raison sociale, email.
- Filtres : Pays, Catégorie, Date de création.
- Colonnes : Société, Contact, E-mail, Statut, Actions.
- Actions : Voir, Éditer, Supprimer.
Créer une société
Bouton Nouveau sur la liste. Le formulaire est identique à celui d'un Tiers (cf. doc Clients/Fournisseurs) avec quelques particularités :
- Le Type est forcé à Professionnel (pas de choix particulier/pro).
- Pas d'adresses de livraison multiples (une seule adresse principale).
- Plusieurs champs supplémentaires apparaissent qui n'existent pas sur les autres tiers.
Champs obligatoires
| Champ | Description |
|---|---|
| Acronyme (2 à 4 caractères) | Identifiant court de la société. Utilisé en référence interne (préfixe sur les références, étiquettes, exports). |
| Adresse email principale de contact. | |
| SIRET | N° SIRET de la société. Apparaît sur les factures émises et reçues. |
| N° de TVA intracommunautaire | Indispensable pour les ventes UE hors France. Apparaît sur les factures et les attestations de cession. |
| Adresse / Code postal / Ville / Pays | Adresse de facturation complète. |
Champs spécifiques aux sociétés
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom de la société sur étiquettes stock | Nom alternatif imprimé sur les étiquettes stock à la place de la raison sociale. Utile pour les enseignes commerciales. |
| Mentions légales pour la facture | Texte libre (FR + EN) repris en bas des factures et avoirs. Mentions obligatoires : capital, RCS, etc. |
| Mode de règlement | Mode de règlement par défaut proposé sur les factures émises par cette société. |
| Coordonnées bancaires | IBAN + BIC apparaissant sur les factures (multilignes). Modifiable par facture si besoin. |
| Logo | Logo de la société imprimé en haut des factures et bons de livraison. |
| Signature | Image de signature scannée, apposée en bas des factures et attestations de cession (optionnel). |
| CGV (fichier) | Conditions générales de vente (PDF) chargées, accessibles aux clients. |
| GVA (fichier) | Document complémentaire (selon votre paramétrage). |
Configuration commerciale
| Champ | Description |
|---|---|
| Catégorie | Catégorie société (optionnel). |
| Activation | Activé / Désactivé. Une société désactivée n'apparaît plus dans les sélecteurs. |
Onglets
Sur la fiche d'une société existante, comme pour les autres tiers, plusieurs onglets sont disponibles :
- Informations générales — Tous les champs ci-dessus.
- Gestion des adresses — L'adresse principale (qui sert à la fois de facturation et d'émission).
Comptes marketplace rattachés
Quand vous configurez un compte GOAT, StockX, Shopify, WTB, l'ERP vous demande de sélectionner la société liée au compte. C'est ce rattachement qui permet :
- D'afficher la bonne société sur les factures auto-générées vers les marketplaces.
- De filtrer les ventes par société dans les écrans de suivi.
- De gérer plusieurs comptes marketplace en parallèle (une boutique principale en SAS A, un compte secondaire en SARL B…).
Désactiver une société
Plutôt que de supprimer une société (action destructive qui peut casser des historiques), il est généralement préférable de la désactiver via l'interrupteur Activation sur la fiche.
Une société désactivée :
- N'apparaît plus dans les sélecteurs des nouvelles opérations.
- Conserve son historique (factures, commandes, stocks) consultable.
- Peut être réactivée à tout moment.
Important — Avant de désactiver une société, assurez-vous qu'elle n'a pas de stock vif (unités au statut En stock), de commandes en cours ou d'expéditions non facturées. Sinon, vous risquez de bloquer des opérations en cours. Pour migrer le stock vers une autre société, utilisez le module Ventes internes.
Supprimer une société
La suppression est techniquement possible mais fortement déconseillée dès que la société a généré des opérations (factures, achats, expéditions). La suppression casserait les liens vers ces opérations qui ne pourraient plus afficher leur émetteur.
Pour retirer une société de l'usage courant, désactivez-la (cf. ci-dessus). La suppression n'est utile que pour les sociétés créées par erreur et n'ayant jamais servi.