Archives

Les archives stockent les unités qui ne sont plus exploitées au quotidien (typiquement : facturées, vendues depuis longtemps, perdues…). L'objectif est double : alléger la base active (performances de la liste, des recherches, des exports) et conserver un historique consultable.

Accès

Bouton Archives sur la liste des stocks → page Stock > Archives. La page est très similaire à la liste des stocks vive : recherche, filtres, tri, pagination, export Excel.

Règles d'archivage

L'archivage est lancé périodiquement par une tâche planifiée en arrière-plan. Chaque règle d'archivage définit :

• Un statut cible (ex. Facturé) — toutes les unités à ce statut sont éligibles. Une règle peut aussi être appliquée sans cibler de statut particulier.
• Un délai (ex. 12 mois, 2 ans) — au-delà duquel l'unité est basculée dans les archives.

Selon le statut filtré, la date utilisée comme référence pour calculer le délai diffère :

Concrètement, une règle « Facturé au-delà de 12 mois » archive toutes les unités au statut Facturé dont la facture a plus de 12 mois.

Les règles d'archivage sont propres à chaque environnement client. Contactez votre administrateur ou le support pour les ajuster.

Mécanique d'archivage

Lors de l'archivage d'une unité :

1. Vérification d'unicité — Si une archive existe déjà avec la même référence interne, l'unité est ignorée pour éviter les conflits. Cas particulier : pour les unités issues d'une vente interne, l'ERP génère automatiquement une nouvelle référence afin de pouvoir conserver l'archivage.
2. Copie des données — L'archive reprend l'ensemble des informations de l'unité, ainsi qu'un récapitulatif figé des opérations associées au moment de l'archivage : commande d'achat, dépôt interne, expédition (référence + date + créateur + client), vente interne, vente boutique, facture (référence + acheteur + date + créateur). Ce récapitulatif reste consultable même si les opérations d'origine venaient à être archivées plus tard.
3. Conservation des attributs — Taille, ville, emplacement, état, etc. sont conservés tels quels sur l'archive.
4. Suppression de l'unité active — Une fois l'archive créée, la ligne de stock active est définitivement supprimée : seule l'archive subsiste.

Remettre en stock live

Si vous avez besoin de retravailler une unité de stock archivée, vous pouvez la restaurer :

1. Depuis la liste des archives, cochez les unités à restaurer.
2. Cliquez sur Restaurer dans la base stock (action groupée), ou utilisez l'icône restaurer à la ligne pour une seule unité.
3. L'unité réapparaît dans la liste des stocks vivants avec ses attributs (taille, état, ville, emplacement…) et ses liens vers les opérations associées (commande d'achat, dépôt, expédition, vente interne, facture…), reconstitués à partir du récapitulatif figé lors de l'archivage lorsque les opérations cibles existent toujours dans le système.
4. L'archive correspondante est supprimée.

Note — Si une opération associée à l'archive (facture, dépôt, expédition…) a été supprimée entre-temps, le lien correspondant ne sera pas restauré ; les autres informations le seront. C'est une opération sûre : elle ne crée pas de lignes orphelines.

Fichiers d'archives historiques

Pour les très anciennes archives, des exports CSV / XLSX peuvent être conservés sous forme de fichiers téléchargeables. Le bouton Fichiers d'archives ouvre une modale listant les années disponibles ; sélectionnez-en une et cliquez sur Télécharger pour récupérer le fichier correspondant.