Les archives stockent les unités qui ne sont plus exploitées au quotidien (typiquement : facturées, vendues depuis longtemps, perdues…). L'objectif est double : alléger la base active (performances de la liste, des recherches, des exports) et conserver un historique consultable.
Accès
Bouton Archives sur la liste des stocks → page Stock > Archives. La page est très similaire à la liste des stocks vive : recherche, filtres, tri, pagination, export Excel.
Règles d'archivage
L'archivage est lancé périodiquement par une tâche planifiée en arrière-plan. Chaque règle d'archivage définit :
- Un statut cible (ex. Facturé) — toutes les unités à ce statut sont éligibles. Une règle peut aussi être appliquée sans cibler de statut particulier.
- Un délai (ex. 12 mois, 2 ans) — au-delà duquel l'unité est basculée dans les archives.
Selon le statut filtré, la date utilisée comme référence pour calculer le délai diffère :
| Statut filtré | Date utilisée |
|---|---|
| Facturé | Date de la facture liée. |
| Facturé boutique | Date de paiement de la vente boutique liée. |
| Perdu | Date d'entrée en stock. |
| Retourné, Non livré, Sortie, Cadeau | Date de la dernière modification de l'unité. |
Concrètement, une règle « Facturé au-delà de 12 mois » archive toutes les unités au statut Facturé dont la facture a plus de 12 mois.
Les règles d'archivage sont propres à chaque environnement client. Contactez votre administrateur ou le support pour les ajuster.
Mécanique d'archivage
Lors de l'archivage d'une unité :
- Vérification d'unicité — Si une archive existe déjà avec la même référence interne, l'unité est ignorée pour éviter les conflits. Cas particulier : pour les unités issues d'une vente interne, l'ERP génère automatiquement une nouvelle référence afin de pouvoir conserver l'archivage.
- Copie des données — L'archive reprend l'ensemble des informations de l'unité, ainsi qu'un récapitulatif figé des opérations associées au moment de l'archivage : commande d'achat, dépôt interne, expédition (référence + date + créateur + client), vente interne, vente boutique, facture (référence + acheteur + date + créateur). Ce récapitulatif reste consultable même si les opérations d'origine venaient à être archivées plus tard.
- Conservation des attributs — Taille, ville, emplacement, état, etc. sont conservés tels quels sur l'archive.
- Suppression de l'unité active — Une fois l'archive créée, la ligne de stock active est définitivement supprimée : seule l'archive subsiste.
Remettre en stock live
Si vous avez besoin de retravailler une unité de stock archivée, vous pouvez la restaurer :
- Depuis la liste des archives, cochez les unités à restaurer.
- Cliquez sur Restaurer dans la base stock (action groupée), ou utilisez l'icône restaurer à la ligne pour une seule unité.
- L'unité réapparaît dans la liste des stocks vivants avec ses attributs (taille, état, ville, emplacement…) et ses liens vers les opérations associées (commande d'achat, dépôt, expédition, vente interne, facture…), reconstitués à partir du récapitulatif figé lors de l'archivage lorsque les opérations cibles existent toujours dans le système.
- L'archive correspondante est supprimée.
Note — Si une opération associée à l'archive (facture, dépôt, expédition…) a été supprimée entre-temps, le lien correspondant ne sera pas restauré ; les autres informations le seront. C'est une opération sûre : elle ne crée pas de lignes orphelines.
Fichiers d'archives historiques
Pour les très anciennes archives, des exports CSV / XLSX peuvent être conservés sous forme de fichiers téléchargeables. Le bouton Fichiers d'archives ouvre une modale listant les années disponibles ; sélectionnez-en une et cliquez sur Télécharger pour récupérer le fichier correspondant.