Un justificatif d'achat est un document (facture du fournisseur, ticket de caisse, etc.) qui matérialise et justifie comptablement une ou plusieurs commandes d'achat. C'est la pièce que vous transmettrez à votre comptable
Concrètement, le module Justificatifs d'achat permet de :
- Saisir un ou plusieurs fichiers (PDF, image, scan).
- Les rattacher à une ou plusieurs commandes d'achat existantes.
- Saisir le montant TTC réellement payé pour chaque commande, et vérifier qu'il correspond au total des lignes de la commande.
- Suivre leur cycle de vie : du chargement à la transmission au comptable, puis l'archivage.
Justificatif d'achat
├── Fichier(s) saisi(s) ← PDF, image, scan…
├── Société acheteuse
├── Fournisseur
├── Montant TTC déclaré
└── Commandes d'achat liées ← 1 à 5 commandes du MÊME fournisseurBon à savoir — Un justificatif peut couvrir plusieurs commandes d'achat (typiquement une facture mensuelle qui regroupe plusieurs livraisons d'un fournisseur), ou un seul fichier par commande. Les deux modes sont supportés.
Statuts d'un justificatif
Le statut indique où en est le justificatif dans son cycle de vie.
| Statut | Couleur | Rôle |
|---|---|---|
| En cours | Orange | Justificatif chargé, en attente de vérification. |
| Transmis | Vert | Justificatif vérifié et transmis au comptable (ou archivé fonctionnellement). |
| Archivé | Gris | Statut final, posé automatiquement après une période donnée. Le fichier est supprimé du stockage. |
Sur la liste des commandes d'achat, une colonne dédiée affiche le Statut justificatifs consolidé pour chaque commande, avec un statut supplémentaire :
- Aucune pièce (rouge) — Aucun justificatif n'a encore été chargé pour cette commande.
- En cours / Transmis / Archivé (mêmes libellés que ci-dessus).
L'avancement du statut peut se faire :
- Par commande, depuis la liste des commandes d'achat (icônes Statut suivant / Statut précédent).
- En masse, via les actions groupées de la liste des commandes d'achat (panneau Justificatifs : Statut précédent / Statut suivant).
Liste des justificatifs
Menu Commerce > Commandes d'achat > Gérer les justificatifs (bouton en haut de la liste des commandes), ou directement via purchase-files dans le menu si exposé.
Recherche et filtres
| Filtre | Type | Notes |
|---|---|---|
| Rechercher | Texte | Cherche dans le titre du justificatif. |
| Statut | Multi-select | En cours / Transmis / Archivé. |
| Date | Plage de dates | Date de création du justificatif (de / à). |
Colonnes affichées
- Libellé — Titre généré automatiquement à partir du fichier uploadé.
- Montant TTC — Montant total déclaré par l'utilisateur sur ce justificatif.
- Statut (badge coloré).
- Date — Date de création.
- Commandes liées — Nombre de commandes d'achat rattachées à ce justificatif.
- Actions — Télécharger, Éditer, Supprimer (cf. ci-après).
Actions sur une ligne
- Télécharger — Ouvre le fichier dans un nouvel onglet (ou télécharge selon le navigateur).
- Éditer — Disponible uniquement pour les statuts En cours. Bascule sur le formulaire d'édition.
- Supprimer — Disponible uniquement pour les statuts En cours.
Bon à savoir — Les justificatifs au statut Transmis ne sont plus modifiables ni supprimables manuellement. Cela évite qu'une pièce déjà partie en comptabilité ne soit altérée. Les justificatifs Archivés n'ont plus de fichier accessible (le fichier physique a été supprimé).