Plusieurs points d'entrée :
- Depuis la liste des justificatifs : bouton Nouveau en haut à droite.
- Depuis la liste des commandes d'achat : cocher une à 5 commandes (toutes du même fournisseur), puis dans le panneau d'actions groupées Justificatifs > Ajouter. Les commandes sont pré-sélectionnées sur le formulaire.
- Depuis l'écran d'ajout de produits d'une commande d'achat : panneau Ajouter un justificatif sur la droite — méthode rapide pour les justificatifs liés à une seule commande.
Étape 1 — Charger le(s) fichier(s)
Le formulaire commence par le panneau Informations principales :
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre | Généré automatiquement à partir du nom du fichier (lecture seule). |
| Ajouter plusieurs fichiers ? | Interrupteur. Permet de saisir plusieurs fichiers en une seule fois (chacun aura son propre montant). |
| Fichier / Fichiers | Bouton de saisie. Formats acceptés : PDF, JPG, PNG. Poids maximum : 10 Mo par fichier. |
| Commentaire | Texte libre (notes internes). |
Mode mono-fichier vs multi-fichiers
- Mono-fichier (par défaut) : un seul fichier qui couvre une ou plusieurs commandes. Chaque commande a son propre montant.
- Multi-fichiers : plusieurs fichiers saisis en une fois, rattachés à une seule commande. Chaque fichier a son propre montant.
Étape 2 — Rattacher les commandes d'achat
Panneau Commande(s) d'achat :
| Champ | Description |
|---|---|
| Société | Société acheteuse. Obligatoire en multi-sociétés. |
| Fournisseur | Fournisseur (auto-complétion). |
| Ajouter une commande... | Champ d'auto-complétion sur les commandes d'achat. La recherche se restreint automatiquement aux commandes de la société et du fournisseur sélectionnés ci-dessus, et au statut justificatif En cours / Aucune pièce. |
Chaque commande sélectionnée s'ajoute au tableau Commande(s) d'achat liée(s) avec :
- Référence, date, fournisseur, totaux HT et TTC de la commande.
- Champ Montant TTC du justificatif : le montant que ce justificatif couvre pour cette commande.
- Bouton Voir les produits (œil) : ouvre une modale avec le détail des lignes de la commande, pour vérifier rapidement.
- Bouton Supprimer (poubelle) : retire la commande de la sélection.
Si un autre justificatif existe déjà pour une commande sélectionnée, un encart « Pièce existante pour cette commande » s'affiche avec la référence, le statut, le montant et un lien Voir le fichier. Cela évite les doublons.
Limites importantes
- Maximum 5 commandes par justificatif.
- Toutes les commandes liées doivent appartenir au même fournisseur.
Étape 3 — Vérification du montant
À l'enregistrement, l'ERP compare le montant total des justificatifs au total des commandes liées :
Si l'écart est inférieur ou égal à 1 € (arrondis acceptés) → enregistrement direct.
Si l'écart dépasse 1 € → une modale d'avertissement apparaît :
« Le montant de la pièce ne correspond pas au total des commandes d'achat liées. Etes-vous sûr ? »
Vous pouvez Annuler pour corriger les montants, ou Oui, valider pour forcer l'enregistrement (par exemple si vous savez que des frais sont inclus dans la facture).
Boutons d'enregistrement
- Créer — Crée et reste sur la fiche.
- Créer et retour — Crée et revient à la liste.
- Créer et nouveau — Crée et ouvre un nouveau formulaire vierge pour saisir plusieurs justificatifs à la chaîne.
Modifier un justificatif
Possible uniquement pour les justificatifs au statut En cours.
Depuis la liste, icône Éditer sur une ligne, ou clic sur le libellé.
Ce qui est modifiable
- Remplacer le fichier — Bouton Remplacer le fichier pour ré-uploader. Le nouveau fichier remplace l'ancien (l'ancien est supprimé du stockage).
- Commentaire — Modifiable librement.
- Société, Fournisseur — Modifiables tant que vous ne changez pas en cours de route les commandes d'achat liées (qui dépendent du fournisseur).
- Commandes liées — Ajouter ou retirer des commandes (dans la limite des 5 commandes / même fournisseur).
- Montants TTC — Modifiables ligne par ligne.
Statut
Le statut est en lecture seule sur le formulaire. Il s'avance ou recule via :
- Les icônes Statut suivant / Statut précédent sur la liste des commandes d'achat (ligne par ligne).
- Les actions groupées sur la liste des commandes d'achat (en masse).
Supprimer un justificatif
Possible uniquement pour les justificatifs au statut En cours.
Suppression d'un seul justificatif
Depuis la liste, icône Supprimer sur la ligne. Une confirmation apparaît avant action effective. Le fichier physique est supprimé du stockage.
Suppression en masse
Cocher plusieurs justificatifs dans la liste, puis bouton Supprimer la sélection en bas de page. Une confirmation s'affiche.
Bon à savoir — La suppression d'un justificatif ne supprime pas les commandes d'achat liées. Seul le justificatif et son fichier sont retirés. Les commandes repassent au statut justificatif Aucune pièce si elles n'avaient aucun autre justificatif rattaché.
Justificatifs Transmis / Archivés
Pour des raisons de traçabilité comptable, les justificatifs au statut Transmis ne sont pas supprimables depuis l'interface. Si une erreur a été commise, il faut d'abord les repasser au statut En cours (action Statut précédent depuis la liste des commandes d'achat), puis les supprimer.
Les justificatifs Archivés ne sont pas non plus supprimables ; leur fichier physique a déjà été supprimé par la tâche d'archivage. Seule l'entrée dans la base subsiste pour conserver l'historique.
Export des justificatifs
Depuis la liste des commandes d'achat, cocher des commandes, puis dans les actions groupées du panneau Justificatifs : bouton Export des justificatifs.
Le système télécharge un fichier regroupant les informations des justificatifs liés aux commandes cochées (utile pour reporting ou transmission groupée au comptable).