Vous pouvez créer vos articles en stock à partir d'un fichier Excel. C'est utile lors de la mise en place initiale pour intégrer votre stock existant.
Avant de lancer votre premier import, deux étapes de préparation sont indispensables pour que Units puisse interpréter et classer les données de votre fichier.
Chaque article importé doit être rattaché à un modèle de produit déjà existant dans Units. Le modèle de produit définit la fiche de référence (nom, SKU, etc.).
Pour créer vos modèles de produits :
Important : le nom du produit et le SKU saisis dans votre fichier d'import doivent correspondre exactement à ceux enregistrés dans Units. La moindre différence (espace en trop, majuscule/minuscule, caractère spécial) empêchera le rattachement.
Certaines colonnes du fichier d'import font référence à des attributs qui doivent être créés au préalable dans Units. Ces attributs permettent de classer et qualifier vos articles.
Les attributs à créer sont :
Pour créer ou vérifier vos attributs :
Vous arrivez sur la page d'import, depuis laquelle vous pouvez télécharger le modèle de fichier et charger votre fichier complété.
Un fichier Excel de référence contenant toutes les colonnes attendues est disponible au téléchargement.
Chaque ligne du fichier correspond à un article (une paire, un produit individuel). Si vous avez trois paires du même modèle en taille 42, vous devez créer trois lignes distinctes.
Le fichier modèle contient plusieurs colonnes. Voici comment remplir chacune d'entre elles :
Ces colonnes sont marquées d'un astérisque (*) dans le modèle et doivent impérativement être renseignées.
| Colonne | Comment remplir | Exemple |
|---|---|---|
| NOM DU PRODUIT * | Nom exact du modèle tel qu'enregistré dans Units | Nike Air Force 1 Low White |
| SKU * | Code SKU exact tel qu'enregistré dans Units | CW2288-111 |
| TAILLE * | Taille au format US | 9.5 |
| DISPO E-COMMERCE * | Disponibilité sur la boutique en ligne (Oui / Non) | Oui |
| Colonne | Valeur à saisir | Explication |
|---|---|---|
| ID / IDENTIFIANT INTERNE | Laisser vide | Units attribue automatiquement un identifiant unique à chaque article importé |
| PRIX VENTE HT | 0 | Saisir 0 si le prix de vente n'est pas encore défini |
| TVA VENTE | - | Saisir un tiret (-) si la TVA de vente n'est pas encore définie |
| STATUT | En Stock | Indique que l'article est actuellement en stock |
| STOCKAGE | Interne | Indique que l'article est stocké dans vos locaux |
| Colonne | Format attendu | Valeur si inconnue |
|---|---|---|
| DATE D'ACHAT | JJ/MM/AAAA | 00/00/0000 |
| DATE DE RÉCEPTION | JJ/MM/AAAA | 00/00/0000 |
Le format de date doit être respecté strictement : JJ/MM/AAAA (jour/mois/année sur 4 chiffres). Si la date n'est pas connue, saisissez 00/00/0000.
Les autres colonnes du modèle (fournisseur, prix d'achat, état, ville, emplacement, etc.) peuvent être renseignées si vous disposez des informations. Elles ne sont pas obligatoires mais enrichissent la fiche de chaque article.
Si votre activité utilise une caisse enregistreuse Rezomatic connectée à Units, des règles supplémentaires s'appliquent lors du remplissage du fichier d'import :
' ou ". Remplacez-les par des espaces ou supprimez-les.Nike Air Force 1 '07Nike Air Force 1 07PRINCIPAL ou STOCK.Une fois votre fichier complété et vérifié, vous pouvez procéder à l'import.
Units vérifie automatiquement le contenu de votre fichier avant de procéder à l'import :
Si des erreurs sont détectées, Units affiche un rapport détaillé indiquant les lignes concernées et la nature du problème.
Si le rapport de vérification signale des erreurs :
Répétez cette opération jusqu'à ce que toutes les erreurs soient résolues.
Une fois la vérification réussie (aucune erreur signalée) :
Voici les erreurs les plus courantes rencontrées lors de l'import et comment les résoudre.
Cause : le nom du produit ou le SKU saisi dans le fichier ne correspond à aucun modèle enregistré dans Units.
Solution :
Cause : une valeur saisie dans les colonnes État, Ville ou Emplacement ne correspond à aucun attribut enregistré.
Solution :
Cause : la date n'est pas au format attendu JJ/MM/AAAA.
Solution :
Cause : une colonne marquée obligatoire (*) n'est pas renseignée sur une ou plusieurs lignes.
Solution :
Cause : le fichier contient des apostrophes ou guillemets incompatibles avec la caisse Rezomatic.
Solution :
' et ".| Étape | Action |
|---|---|
| 1. Prérequis | Créer les modèles de produits et les attributs dans Units |
| 2. Modèle | Télécharger le fichier modèle depuis la page d'import |
| 3. Remplissage | Compléter le fichier Excel en respectant les formats |
| 4. Vérification | Relire le fichier et vérifier les correspondances |
| 5. Chargement | Charger le fichier sur la page d'import |
| 6. Correction | Corriger les éventuelles erreurs signalées |
| 7. Validation | Valider l'import et vérifier les articles créés |
Combien d'articles puis-je importer en une seule fois ?
Il n'y a pas de limite stricte, mais pour des raisons de performance, nous recommandons de ne pas dépasser quelques milliers de lignes par fichier. Pour des volumes plus importants, divisez votre fichier en plusieurs lots.
Puis-je mettre à jour des articles existants via l'import ?
L'import est principalement conçu pour la création de nouveaux articles. Pour modifier des articles existants, utilisez les fonctionnalités d'édition directement dans Units.
Le fichier doit-il être au format .xlsx ?
Oui, le format recommandé est .xlsx (Excel). Les fichiers .xls (ancien format) et .csv peuvent ne pas être pris en charge selon la configuration.
Que se passe-t-il si j'importe deux fois le même fichier ?
Les articles seront créés en double. Vérifiez toujours le résultat d'un import avant d'en lancer un nouveau avec le même fichier.
Puis-je supprimer des articles importés par erreur ?
Oui, les articles importés peuvent être supprimés ou archivés depuis le module Stock. Contactez votre administrateur si vous devez supprimer un grand nombre d'articles.