La réception enregistre dans votre stock les articles commandés auprès de vos fournisseurs. Une fois réceptionnés, ils deviennent disponibles à la vente ou à l'expédition.
Plusieurs méthodes sont disponibles : réception article par article, en totalité, ou par import en masse via un fichier Excel.
Lorsqu'une commande d'achat est créée, elle porte le statut En attente de réception. Cela signifie que les articles ont été commandés, mais qu'ils ne sont pas encore physiquement arrivés dans vos locaux.
La réception est le processus par lequel vous confirmez l'arrivée des marchandises. Voici ce qui se passe, étape par étape :
Pour réceptionner une commande, plusieurs chemins sont possibles :
La réception complète consiste à confirmer que tous les articles de la commande ont été reçus en une seule opération.
Lors de la réception complète, Units effectue les opérations suivantes pour chaque article :
Il arrive fréquemment que toutes les marchandises ne soient pas livrées en même temps. Units gère ce cas grâce à la réception partielle.
Vous pouvez effectuer autant de réceptions partielles que nécessaire sur une même commande. Chaque opération met à jour l'état de la commande en conséquence.
Sur la fiche de la commande, vous pouvez à tout moment voir :
Pour les commandes comportant un grand nombre d'articles, un système d'import par fichier Excel accélère le processus.
Ouvrez le fichier téléchargé et renseignez les informations pour chaque article reçu :
Conseil : ne modifiez pas la structure du fichier (colonnes, en-têtes). Remplissez uniquement les cellules prévues à cet effet.
Si le fichier contient des erreurs (références inconnues, quantités incorrectes, format invalide), Units affiche un rapport détaillant les lignes en erreur. Corrigez le fichier et relancez l'import.
La réception d'un article déclenche plusieurs actions automatiques dans Units :
| Action | Détail |
|---|---|
| Création du stock | Un identifiant unique est attribué à l'article, avec son code-barres associé |
| Disponibilité | Le produit devient disponible à la vente et à l'expédition |
| Niveaux d'inventaire | Les compteurs de stock sont mis à jour automatiquement |
| Historique | La réception est enregistrée dans l'historique de la commande et de l'article |
Si une ligne de commande porte le tag DS (dropshipping), la réception ne crée pas d'entrée de stock classique. L'article est rattaché au système de dropshipping : il sera expédié directement par le fournisseur au client final, sans transiter par votre entrepôt.
Selon votre configuration, Units peut exiger un certificat pour valider la réception. Ce certificat permet d'attester l'authenticité ou la conformité des articles reçus.
Si cette option est activée :
Pour vérifier où en est la réception d'une commande :
| Élément | Ce qu'il faut retenir |
|---|---|
| Réception complète | Tous les articles reçus en une opération |
| Réception partielle | Réception progressive, ligne par ligne ou par lot |
| Import Excel | Réception en masse via fichier, idéal pour les grosses commandes |
| Création de stock | Automatique à chaque réception, avec identifiant unique |
| Tag DS | Les articles dropshipping ne créent pas de stock classique |
| Certificat | Optionnel, selon la configuration de votre espace |
Puis-je annuler une réception déjà validée ?
Une fois la réception confirmée, les entrées de stock sont créées. Pour corriger une erreur, contactez votre administrateur qui pourra ajuster les données si nécessaire.
Que faire si je reçois moins d'articles que prévu ?
Utilisez la réception partielle : ne confirmez que les articles effectivement reçus. Les lignes restantes resteront en attente et pourront être réceptionnées lors d'une livraison ultérieure.
Le fichier Excel ne fonctionne pas, que faire ?
Vérifiez que vous utilisez bien le modèle fourni par Units, sans modification de la structure (colonnes, en-têtes). Assurez-vous que les références produits sont correctes et que les quantités sont des nombres valides.
Comment savoir si tous les articles d'une commande ont été réceptionnés ?
Le statut global de la commande passe automatiquement à "Reçue" lorsque toutes les lignes sont réceptionnées. Vous pouvez également consulter le détail des lignes pour vérifier leur statut individuel.
La réception met-elle à jour les quantités sur ma boutique en ligne ?
Oui, si votre boutique est connectée à Units (via Shopify par exemple), la mise à jour des stocks après réception se répercute automatiquement sur les quantités affichées en ligne, selon votre configuration de synchronisation.
Que se passe-t-il pour les articles marqués DS (dropshipping) ?
Ces articles sont traités différemment : ils ne sont pas ajoutés à votre stock physique mais sont rattachés au processus de dropshipping. Le fournisseur se chargera de l'expédition directe au client.
