Les commandes d'achat formalisent vos achats auprès de vos fournisseurs. Elles servent à suivre la réception des marchandises et à garder une trace complète de chaque opération.
Depuis le menu de navigation latéral, rendez-vous dans le module Achats puis cliquez sur Commandes d'achat.
Cliquez sur le bouton vert Ajouter nouveau en haut à droite de la liste.
Sélectionnez le fournisseur auprès duquel vous avez effectué l'achat.
Si le fournisseur est identifié comme particulier dans votre base, l'ERP applique automatiquement le régime de TVA à la marge (TVASM) et génère une attestation de cession.
Type de commande d'achat
Par défaut, la commande est de type Classique (produits issus de votre catalogue). Si vous achetez des articles qui ne sont pas dans votre catalogue — par exemple de la seconde main ou des articles ponctuels — activez le switch Seconde main (voir section dédiée ci-dessous).
Ces champs vous permettent d'enrichir le suivi de vos achats. Remplissez au minimum le mode de paiement (virement, PayPal, espèces, etc.).
Le numéro de tracking et le champ commentaire sont libres : profitez-en pour noter toute information utile (numéro de colis, référence externe, conditions de l'achat...).
Choisissez Interne par défaut.
C'est ici que vous saisissez les articles achetés.
Dans le champ de recherche, tapez le SKU ou le nom du modèle. Lorsque le modèle apparaît, sélectionnez-le.
Si le modèle n'apparaît pas, c'est qu'il n'existe pas encore dans votre catalogue. Cliquez sur [+] pour le créer, puis revenez à la commande.
Pour chaque produit, renseignez :
Une fois les champs remplis, cliquez sur [+ Ajouter] (bouton bleu). Les champs pré-remplis sont conservés pour faciliter la saisie des articles suivants.
Modifier, dupliquer ou supprimer une ligne
À droite de chaque ligne ajoutée, trois boutons d'action rapide vous permettent de :
En bas à gauche, vous voyez en temps réel le nombre de produits ajoutés ainsi que le montant total HT et TTC.
La TVA applicable dépend du type de fournisseur :
| Type de fournisseur | Régime TVA | Comment saisir le prix |
|---|---|---|
| Particulier | TVASM (TVA sur la marge) | Saisir le prix tel quel — pas de distinction HT/TTC |
| Professionnel français | TVA 20% | Saisir le prix TTC divisé par 1,2 pour obtenir le HT |
| Professionnel étranger (UE) | Exonéré (TVA intracommunautaire) | Saisir le prix HT de la facture |
Pour un achat à un pro français à 120 € TTC : saisir 100 € HT avec TVA à 20%.
La commande de type Seconde main est conçue pour des articles que vous n'avez pas encore dans votre catalogue — par exemple des pièces rares, de l'occasion ponctuel, ou tout article dont vous ne voulez pas créer de fiche modèle à l'avance.
Différence clé : vous saisissez le nom du modèle librement dans un champ texte, sans avoir à le sélectionner dans votre catalogue.
Pour l'activer : lors de la création de la commande, activez le switch Seconde main dans la section Fournisseur.
Les champs supplémentaires disponibles sur chaque ligne :
Le reste du formulaire (fournisseur, mode de paiement, stockage, TVA, justificatif) fonctionne de la même façon qu'une commande classique.
Avant de valider la commande, vous pouvez joindre un justificatif (ticket de caisse ou facture fournisseur).
Déposez le fichier PDF dans la zone prévue en bas à gauche. L'ERP vérifie que le montant TTC du justificatif correspond au montant TTC total de la commande. Si les montants diffèrent, un avertissement s'affiche — vous pouvez l'ignorer ou corriger votre saisie.
Si vous n'avez pas encore le justificatif, ignorez cette étape. Vous pourrez l'ajouter ultérieurement directement depuis la fiche de la commande.
Un justificatif peut être lié à plusieurs commandes du même fournisseur (par exemple si une seule facture couvre plusieurs achats). Pour cela, utilisez la gestion des justificatifs depuis la liste des commandes (sélectionnez les commandes → Justificatifs → Ajouter).
Lorsque tout est saisi, cliquez sur le bouton bleu [Créer] en bas à droite. Units génère automatiquement une référence unique et place la commande au statut En attente de réception.
La liste affiche toutes vos commandes avec leurs informations principales :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Référence | Identifiant unique généré automatiquement |
| Statut | État de réception (En attente / Reçue) |
| Fournisseur | Le fournisseur concerné |
| Mode de paiement | Moyen de règlement utilisé |
| Date | Date de création de la commande |
| Total HT / TTC | Montants calculés automatiquement |
| Statut documents | État des justificatifs (Aucun / En cours / Validé / Transmis) |
Vous pouvez filtrer les commandes par statut, fournisseur, date et société. Les filtres sont cumulables.
Comment retrouver une commande rapidement ?
Utilisez la barre de recherche (numéro de référence, nom du fournisseur) et/ou combinez les filtres par statut et par date.
Puis-je modifier une commande après création ?
Oui, tant qu'elle est au statut "En attente de réception". Une fois réceptionnée, certaines modifications ne sont plus disponibles.
Quel est le régime TVA pour un particulier ?
TVASM (TVA sur la marge). L'ERP l'applique automatiquement si le fournisseur est enregistré comme particulier. Pas besoin de distinguer HT et TTC — saisissez simplement le prix payé.
Je n'ai pas le justificatif au moment de la saisie, que faire ?
Créez la commande sans justificatif. Vous pourrez l'ajouter plus tard depuis la fiche de la commande ou depuis la gestion des justificatifs.
Comment fonctionne la réception des marchandises ?
Consultez l'article Réceptionner une commande pour la procédure complète.
