Ce guide explique comment gérer les justificatifs d'achat dans le module Commandes d'achat et les lier à plusieurs commandes d'achat en même temps.
Un justificatif d'achat est un document (facture fournisseur, reçu) qui prouve un achat. Il peut être rattaché à une ou plusieurs commandes d'achat simultanément.
| Élément | Description |
|---|---|
| Un justificatif = un document | Facture ou reçu au format PDF |
| Liaison multiple | Un justificatif peut être lié à plusieurs commandes d'achat (jusqu'à 5) |
| Réciprocité | Une commande peut avoir plusieurs justificatifs (factures partielles, compléments) |
| Montant par commande | Chaque liaison commande/justificatif possède un montant TTC associé |
C'est la méthode la plus rapide pour lier un même justificatif à plusieurs commandes :
Allez dans : Achats → Commandes d'achat
Sélectionnez les commandes concernées en cochant les cases à gauche de chaque ligne.
Cliquez sur : Justificatifs → Ajouter
Vous êtes redirigé vers le formulaire de création avec les commandes pré-sélectionnées.
Renseignez le formulaire :
Enregistrez : le justificatif est créé et lié à toutes les commandes sélectionnées.
Un fournisseur vous envoie une seule facture couvrant 3 commandes (FA2024001, FA2024002, FA2024003).
Vous sélectionnez ces 3 commandes dans la liste, cliquez sur Ajouter, uploadez la facture PDF, saisissez le montant pour chaque commande, puis enregistrez.
| Étape | Action |
|---|---|
| 1 | Ouvrir Achats → Commandes d'achat |
| 2 | Cocher les commandes à lier (même fournisseur obligatoire) |
| 3 | Cliquer sur Justificatifs → Ajouter |
| 4 | Le formulaire s'ouvre avec les commandes pré-remplies |
| 5 | Choisir la société |
| 6 | Vérifier le fournisseur (pré-sélectionné) |
| 7 | Importer le(s) fichier(s) PDF |
| 8 | Saisir le montant TTC pour chaque commande |
| 9 | Cliquer sur Créer ou Créer et nouveau |
Lors de la création, une option « Ajouter plusieurs fichiers ? » permet de :
⚠️ Si plusieurs commandes sont sélectionnées, cette option est désactivée (un justificatif = un fichier par lot de commandes).
Achats → Justificatifs d'achat → Ajouter (bouton vert)
Renseignez :
Pour chaque commande ajoutée, saisissez le montant TTC du justificatif.
Enregistrez.
Dans le panneau « Commande(s) d'achat liée(s) » :
Les commandes proposées sont filtrées par :
Depuis la fiche d'une commande (liste des produits) :
Pour lier à plusieurs commandes, utilisez la méthode décrite au § 3.
Un justificatif en cours (statut « En cours ») peut être modifié :
Le nom du fichier est recalculé automatiquement à partir des commandes liées :SOCIÉTÉ-RÉFÉRENCE-DATE-FOURNISSEUR.pdf
| Règle | Détail |
|---|---|
| Même fournisseur | Toutes les commandes liées à un justificatif doivent concerner le même fournisseur |
| Fournisseur professionnel | Seuls les fournisseurs de type professionnel peuvent avoir des justificatifs |
| Nombre maximum de commandes | Un justificatif peut être lié à 5 commandes maximum (configurable) |
| Format des fichiers | PDF uniquement |
| Montant obligatoire | Chaque liaison commande/justificatif doit avoir un montant TTC > 0 |
| Statut modifiable | Seul un justificatif « En cours » peut être modifié |
« Vous ne pouvez pas sélectionner des commandes d'achat avec des fournisseurs différents. »
→ Vérifiez que toutes les commandes cochées ont le même fournisseur.
Depuis la liste des commandes :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En cours | Justificatif enregistré, commandes liées pas encore toutes traitées |
| Transmis | Toutes les commandes liées ont leur statut documentaire « transmis » |
| Archivé | Justificatif classé |
Le passage En cours → Transmis est automatique lorsque toutes les commandes liées ont leur statut documentaire marqué comme transmis.
Chaque commande possède un statut de justificatifs :
1. Commandes d'achat → Sélectionner les commandes (même fournisseur)
2. Justificatifs → Ajouter
3. Renseigner société, fournisseur, fichier(s), montants
4. Créer