Inventaires et archives
Introduction
La gestion d'un stock physique implique deux opérations récurrentes : vérifier que votre inventaire numérique correspond à la réalité de votre entrepôt (les comptages), et archiver les données anciennes pour maintenir les performances de Units (l'archivage).
Les comptages d'inventaire
Le comptage d'inventaire consiste à comparer le stock physiquement présent dans vos locaux avec les données enregistrées dans Units. Cette opération permet de détecter et corriger les écarts : articles manquants, articles en surplus, erreurs de localisation.
Accéder à l'interface d'inventaire
- Accédez à Catalogue Produits > Stock.
- Utilisez les filtres pour isoler le périmètre à inventorier.
- Les outils d'inventaire sont accessibles depuis cette vue filtrée.
Préparer le périmètre du comptage
Avant de lancer un comptage, définissez précisément le périmètre à inventorier. Vous pouvez filtrer votre stock selon plusieurs critères :
- Par emplacement : inventoriez un dépôt, un magasin ou une zone de stockage spécifique.
- Par statut : concentrez-vous sur les articles "En Stock" pour un inventaire classique, ou élargissez à d'autres statuts si nécessaire.
- Par marque : ciblez une marque spécifique si vous organisez vos comptages par zone de rangement liée aux marques.
Un inventaire ciblé est plus rapide et plus fiable qu'un inventaire exhaustif. Privilégiez des comptages réguliers par zone plutôt qu'un seul grand inventaire annuel.
Réaliser le comptage
Une fois votre périmètre défini, procédez au comptage physique :
- Listez les articles attendus : la vue filtrée de votre stock affiche tous les articles que Units considère comme présents dans le périmètre sélectionné.
- Comptez physiquement : parcourez votre zone de stockage et vérifiez la présence de chaque article en scannant son code-barres ou en le recherchant par référence.
- Identifiez les écarts : notez les articles présents dans Units mais absents physiquement, et inversement les articles physiquement présents mais non enregistrés.
- Documentez les différences : pour chaque écart constaté, notez la nature du problème (article manquant, mauvais emplacement, article non enregistré).
Corriger les écarts
Après le comptage, corrigez les écarts constatés dans Units :
Article manquant physiquement (présent dans Units mais absent du stock réel) :
- Ouvrez la fiche de l'article concerné dans le module Stock.
- Modifiez son statut pour refléter la situation réelle (par exemple, passez-le en "Défectueux" ou "Perdu" selon le cas).
- Ajoutez une note dans le journal d'activité pour documenter l'écart.
Article en surplus (présent physiquement mais absent de Units) :
- Créez l'article manuellement dans le module Stock.
- Renseignez toutes les informations disponibles (produit, taille, emplacement, etc.).
- Documentez la source de l'écart.
Article mal localisé (mauvais emplacement dans Units) :
- Ouvrez la fiche de l'article.
- Modifiez l'emplacement pour correspondre à la localisation réelle.
- Le journal d'activité enregistre automatiquement le changement.
Ajustements en masse
Pour corriger plusieurs articles simultanément, utilisez les actions groupées du module Stock :
- Sélectionnez les articles concernés en cochant les cases correspondantes.
- Ouvrez le menu Actions groupées.
- Choisissez l'action appropriée : changement de statut, transfert d'emplacement, etc.
- Validez l'opération.
Utile quand un lot d'articles doit être transféré vers un nouvel emplacement ou déclaré manquant.
Générer un rapport d'inventaire
Après chaque inventaire, générez un rapport pour conserver une trace des comptages et des écarts :
- Appliquez les filtres correspondant au périmètre inventorié.
- Utilisez la fonction Export pour exporter la liste des articles au format Excel.
- Ce fichier constitue votre état des lieux à la date du comptage.
- Conservez ces rapports pour vos archives comptables et fiscales.
Le système d'archivage
L'archivage est un mécanisme qui déplace les données anciennes depuis les tables actives de Units vers des tables d'archive dédiées. Ce processus maintient les performances de l'application en réduisant le volume de données traitées au quotidien.
Qu'est-ce que l'archivage ?
Lorsqu'une expédition est terminée (livrée, clôturée) et que les articles associés ont été traités, les données correspondantes peuvent être archivées. L'archivage consiste à :
- Copier les données vers des tables d'archive spécifiques.
- Retirer ces données des tables actives de Units.
Les données archivées ne sont pas supprimées. Elles sont simplement déplacées vers un espace de stockage dédié, ce qui allège les vues et les recherches du quotidien.
Quelles données sont archivées ?
Le système d'archivage concerne principalement trois types de données :
| Donnée active |
Donnée archivée |
Description |
| Expédition |
Archive Expédition |
Les expéditions terminées ou annulées |
| Ligne d'expédition |
Archive Ligne d'expédition |
Le détail des articles de chaque expédition |
| Stock |
Archive Stock |
Les articles en stock associés aux expéditions archivées |
L'archivage conserve l'intégralité des informations : références, prix, dates, fournisseurs, statuts. Aucune donnée n'est perdue lors du processus.
Pourquoi archiver ?
L'archivage répond à plusieurs besoins :
- Performance : en réduisant le volume de données dans les tables actives, les recherches, les filtres et l'affichage des listes sont plus rapides.
- Lisibilité : les vues du quotidien affichent uniquement les données pertinentes (commandes en cours, stock actif), sans être encombrées par des opérations passées.
- Organisation : les données archivées restent accessibles si nécessaire, mais ne polluent pas vos espaces de travail courants.
Quand l'archivage se produit-il ?
L'archivage concerne les expéditions qui ont atteint un état final :
- Expéditions livrées : le colis a été remis au destinataire.
- Expéditions clôturées : l'opération est terminée et validée.
- Expéditions annulées : l'envoi a été annulé.
Les expéditions en cours de traitement, en attente ou en transit ne sont jamais archivées.
Restaurer des données archivées
Si vous avez besoin de consulter ou de restaurer des données archivées, cela reste possible :
- Les données archivées sont conservées dans les tables d'archive de Units.
- En cas de besoin (litige, vérification comptable, retour tardif), les données peuvent être restaurées depuis les tables d'archive vers les tables actives.
- La restauration recrée les enregistrements dans les tables actives avec toutes leurs informations d'origine.
Pour toute restauration, contactez votre administrateur Units qui pourra effectuer l'opération.
Cycle annuel de gestion du stock
La fin d'année est un moment clé pour la gestion de votre stock. Voici les étapes à suivre pour clôturer proprement une année et préparer la suivante.
Inventaire de fin d'année
L'inventaire de fin d'année est une obligation comptable pour la plupart des entreprises. Il consiste à compter l'intégralité de votre stock physique à une date précise (généralement le 31 décembre).
Préparation :
- Planifiez la date de l'inventaire à l'avance.
- Suspendez les mouvements de stock pendant le comptage (pas de réception ni d'expédition).
- Organisez vos équipes par zone de stockage.
- Préparez les listes de comptage en exportant votre stock par emplacement.
Réalisation :
- Procédez au comptage physique zone par zone.
- Comparez les résultats avec les données de Units.
- Corrigez les écarts constatés.
- Validez le stock final.
Documentation :
- Exportez l'état complet de votre stock à la date de clôture.
- Conservez ce document pour votre comptabilité.
- Archivez les expéditions et opérations terminées de l'année écoulée.
Clôture de stock
La clôture de stock marque la fin de l'exercice comptable pour votre inventaire :
- Vérifiez que tous les écarts d'inventaire ont été corrigés.
- Assurez-vous que toutes les réceptions en attente ont été traitées.
- Validez les dernières expéditions de l'année.
- Exportez l'état de stock définitif pour transmission à votre comptable.
Préparer la nouvelle année
Pour démarrer la nouvelle année sur de bonnes bases :
- Archivez les données anciennes : assurez-vous que les expéditions terminées de l'année écoulée sont archivées pour alléger vos vues.
- Vérifiez vos paramètres : contrôlez que les emplacements, les attributs et les catégories sont à jour.
- Mettez à jour vos prix : si nécessaire, ajustez vos prix de vente pour la nouvelle année.
- Formez vos équipes : rappelez les procédures de gestion de stock à vos collaborateurs, notamment pour les nouveaux arrivants.
Bonnes pratiques
Pour les inventaires
- Comptez régulièrement : un inventaire mensuel ou trimestriel par zone est plus efficace qu'un seul inventaire annuel.
- Utilisez les filtres : inventoriez par emplacement ou par catégorie pour des comptages plus rapides et plus précis.
- Scannez les codes-barres : le scan est plus fiable et plus rapide que la vérification visuelle.
- Documentez les écarts : chaque écart corrigé doit être tracé dans le journal d'activité de l'article.
- Suspendez les mouvements : pendant un comptage, évitez les réceptions et les expéditions pour ne pas fausser les résultats.
Pour l'archivage
- Archivez régulièrement : n'attendez pas que le volume de données ralentisse l'application. Un archivage périodique maintient les performances optimales.
- Vérifiez avant d'archiver : assurez-vous que les expéditions à archiver sont bien finalisées et qu'aucun retour ou litige n'est en cours.
- Conservez vos exports : avant un archivage important, exportez les données concernées au format Excel pour disposer d'une copie facilement consultable.
Questions fréquentes
À quelle fréquence dois-je faire un inventaire ?
Un inventaire complet est recommandé au moins une fois par an (obligation comptable). Des inventaires partiels par zone peuvent être réalisés chaque mois ou chaque trimestre pour maintenir la fiabilité de vos données.
L'archivage supprime-t-il définitivement des données ?
Non, l'archivage déplace les données vers des tables d'archive. Les informations sont conservées et peuvent être restaurées si nécessaire.
Puis-je consulter les expéditions archivées ?
Oui, les expéditions archivées restent consultables. Contactez votre administrateur si vous avez besoin d'accéder à des données archivées spécifiques.
Que faire si je trouve un article physique non enregistré dans Units ?
Créez l'article manuellement dans le module Stock en renseignant toutes les informations disponibles. Documentez l'origine de l'écart pour éviter qu'il ne se reproduise.
L'archivage est-il automatique ?
L'archivage peut être déclenché de manière automatique ou manuelle selon la configuration de Units. Les expéditions terminées depuis un certain temps sont généralement candidates à l'archivage automatique.
Comment préparer mon inventaire de fin d'année ?
Exportez votre stock complet par emplacement, organisez vos équipes de comptage par zone, suspendez les mouvements de stock le jour du comptage, puis corrigez les écarts constatés avant de valider la clôture.
