Utilisation côté UNITS

Le menu Depot Vente côté ERP est l'autre face du portail déposant. C'est ici que votre équipe pilote tout le cycle de vie des dépôts, de la validation jusqu'au paiement du déposant.

Le module se compose de plusieurs menus :

Depot Vente
   ├── Listings                    ← validation, réception, prix
   ├── Retours                     ← gestion des demandes de retour
   ├── Paiements                   ← suivi des règlements aux déposants
   └── Factures                    ← traitement des factures des déposants pro

Paramétrage initial

Pour activer le module sur votre tenant, plusieurs prérequis :

1. Activation tenant : l'option Dépôt vente doit être activée sur votre abonnement (côté admin Units).
2. Paramètres : Logo, société, stockage, ville, emplacement par défaut configurés dans les paramètres (Paramètres → Dépôt-vente boutique)
3. Comptes : les déposants s'inscrivent eux-mêmes via le portail

Le paramétrage initial est généralement réalisé par votre interlocuteur Units lors de la mise en service. Vous gérez ensuite l'opérationnel.

Menu Listings (liste principale)

Menu principal Depot Vente > Listings. La page liste tous les dépôts en cours et passés.

KPIs en en-tête

Quatre indicateurs de pilotage :

Alertes et liens rapides

Deux blocs en haut de la liste :

• Alertes : Modèles à créer (dépôts au statut « Modèle en attente de validation », les déposants peuvent effectuer des demandes de création de modèles qui n'existent pas dans votre catalogue), Retours demandés.
• Liens rapides : Dépôts en attente de validation, Dépôts en attente de réception, Demandes de retour, Tous les dépôts. Clic = filtre pré-appliqué.

Filtres

Actions de masse

Cocher plusieurs dépôts, puis :

• Accepter la sélection — Valide les dépôts cochés (statut En attente de validation → En attente de réception).
• Annuler la sélection — Annule les dépôts (avec confirmation).
• Refuser la sélection — Refuse les dépôts (avec saisie d'un motif de refus obligatoire — repris dans le mail au déposant).

Différents statuts

Réceptionner / modifier les prix / refuser / accepter la réception d'un produit dans un dépôt

Cliquer sur Éditer un dépôt ouvre sa fiche détaillée, ligne par ligne (un produit = une ligne). Selon le statut de la ligne, plusieurs actions sont disponibles.

Accepter un dépôt

Pour une ligne au statut En attente de validation (ou Modèle en attente de validation une fois le modèle créé) :

• Accepter la ligne — Le dépôt est validé. La ligne passe à En attente de réception, le déposant reçoit le mail « Dépôt validé » avec les instructions d'expédition.
• L'acceptation nécessite qu'une ville de destination soit définie sur le dépôt (sinon l'ERP le réclame).

Modifier le prix

Tant que la ligne n'est pas verrouillée (avant réception définitive), vous pouvez ajuster le prix de vente proposé par le déposant et ajouter un commentaire interne. C'est un simple ajustement de prix — il n'y a pas de mécanisme de contre-offre comme dans le module WTB.

Réceptionner un produit

Pour une ligne au statut En attente de réception, quand le colis arrive physiquement :

• Confirmer la réception — Le produit est intégré au stock vif côté ERP (statut En stock). Le déposant reçoit le mail « Produit reçu ».
• Refuser la réception avec motif — Si l'article reçu n'est pas conforme (casse, contrefaçon suspectée, différent du dépôt…). Saisie d'un motif obligatoire. Le déposant reçoit le mail « Réception refusée ». Le produit n'entre pas en stock.

Ces actions sont disponibles ligne par ligne ou en masse (cocher plusieurs lignes d'un dépôt puis confirmer / refuser en lot).

Annuler

Une ligne au statut En attente de réception peut être annulée (le déposant a renoncé, ou l'envoi n'arrivera pas). Statut → Annulé.

Création des unités de stock

Quand vous confirmez la réception d'une ligne, une unité de stock est automatiquement créée dans votre stock ERP :

• Statut En stock.
• Référence interne (code-barre) générée.
• Rattachée au modèle du catalogue + taille.
• Identifiée comme provenant d'un dépôt boutique (pour le lien automatique à la vente, cf. plus bas).
• Société et emplacement déterminés par la configuration du dépôt (ville de destination).

Le produit est alors vendable en boutique comme n'importe quelle autre unité.

Menu Retours

Menu Depot Vente > Retours (ou via le lien rapide Demandes de retour sur la liste des dépôts).

Contenu

La liste regroupe toutes les demandes de retour émises par les déposants. Filtres : Statut, Déposant, Période.

Statuts de retour :

Validation retour / modification statut retour

Sur chaque ligne :

• Valider la ligne — Accepte la demande de retour. Le statut passe à Retour en traitement. Le déposant reçoit le mail « Retour validé ».
• Refuser avec motif — Refuse la demande (motif obligatoire). Le déposant reçoit le mail « Retour refusé ».
• Marquer comme retourné — Une fois le produit physiquement renvoyé au déposant, marquer la ligne comme Retourné. Le produit sort définitivement du stock vif. Le déposant reçoit le mail « Retour terminé ».

Ces actions sont disponibles ligne par ligne ou en masse (validation / marquage retourné sur plusieurs lignes cochées).

Menu Paiements

Menu Depot Vente > Paiements. C'est ici que vous suivez les règlements à effectuer aux déposants suite aux ventes.

KPIs

En-tête de la page : indicateurs financiers (total à payer, nombre de lignes impayées…).

Liste

• Filtre statut : Impayées (par défaut) / Payées / Toutes.
• Recherche : déposant, modèle, SKU.

Split par fournisseur

Les paiements sont regroupés par déposant dans la liste : chaque déposant ayant des ventes impayées apparaît avec le total à régler et le détail de ses lignes.

Vue par fournisseur

Action sur un déposant → ouvre la vue dédiée à ce déposant : toutes ses ventes impayées en une seule liste, avec :

• Total dû.
• Détail ligne par ligne (produit, prix de vente, commission prélevée, montant net à reverser).
• Factures liées (statut + lien de téléchargement, pour les pros).
• Bouton de marquage en masse comme payé.

Factures dans la vue paiements

Pour les déposants pro, les factures (PDF) qu'ils ont chargées via leur portail sont attachées aux lignes correspondantes, avec leur statut (En attente / Validée / Refusée / Payée).

Marquer comme payé

• Sur une ligne : bouton Marquer comme payé. Le statut passe à Payé, le déposant reçoit le mail « Paiement effectué ».
• En masse : cocher plusieurs lignes, le bouton Marquer comme payé apparaît pour valider en lot.

Bon à savoir — Le marquage Payé est manuel : il n'y a pas de rapprochement bancaire automatique. Vous effectuez le règlement (virement, PayPal…) en dehors de l'ERP, puis revenez ici cocher comme payé pour notifier le déposant.

Menu Factures

Menu Depot Vente > Factures. Centralise les factures envoyées par les déposants pro via leur portail.

Liste

• Filtres : Statut (En attente / Validée / Refusée / Payée), Fournisseur.
• Recherche : référence, déposant.
• Colonnes : N° facture, Déposant, Date d'envoi, Montant TTC, Statut, Actions.

Accepter / refuser des factures

Sur chaque ligne (statut En attente) :

• Valider — La facture est acceptée. Statut Validée, OK pour paiement. Visible dans la vue Paiements.
• Refuser avec commentaire — Saisie d'un motif obligatoire (montant erroné, mauvais SIRET, etc.). Le déposant reçoit le mail « Facture refusée » avec le motif et peut envoyer une nouvelle facture corrigée.

Une facture Validée passe automatiquement à Payée quand vous réglez la vente liée depuis le menu Paiements.

Autres infos

Tâche journalière de création des commandes d'achat

Pour les ventes en dépôt provenant de déposants particuliers, l'ERP doit pouvoir prouver comptablement l'achat (attestation de cession). Le module gère ça automatiquement via une tâche planifiée nocturne :

• Quand : tous les jours en début de nuit (vers 01h00).
• Quoi : la tâche parcourt toutes les lignes de dépôt vendues (ou payées) dans la journée écoulée et les regroupe par déposant.
• Action : crée pour chaque déposant une commande d'achat de type spécial dépôt boutique dans le module Commandes d'achat, au statut Livrée (le produit est physiquement déjà passé chez vous).

Cette commande d'achat :

• Reprend le prix de vente du déposant comme prix d'achat (le déposant est payé ce montant).
• Génère automatiquement une attestation de cession PDF pour les déposants particuliers (téléchargeable depuis la commande d'achat ou le portail déposant — cf. doc Commandes d'achat).
• Sert de pièce comptable pour votre comptabilité (achat à un particulier).

Bon à savoir — Cette tâche est automatique et invisible pour l'utilisateur. Vous retrouvez simplement, le lendemain matin, une nouvelle commande d'achat par déposant particulier ayant fait au moins une vente la veille, prête à être traitée par votre comptable. Une commande d'achat n'est créée que pour les ventes qui n'en avaient pas déjà une.

Lien avec la vente en boutique

Quand un produit en dépôt est vendu en caisse boutique (via Rezomatic ou Shopify POS), l'ERP fait automatiquement le lien :

• L'unité de stock passe au statut Facturé boutique comme une vente classique.
• Côté Depot Vente, la ligne correspondante passe au statut Vendu.
• La vente apparaît dans le menu Paiements pour reversement au déposant.

Aucune saisie manuelle n'est nécessaire : c'est l'identification de l'unité (issue d'un dépôt boutique) qui déclenche la mise à jour automatique.

Export

Bouton Export en haut de la liste des dépôts : lance un export Excel asynchrone de tous les dépôts correspondant aux filtres en cours, téléchargeable depuis le centre de notifications.

Bon à savoir

Si vous voulez éventuellement modifier le prix de dépôt d'un produit, vous pouvez le faire en modifiant le champ Prix d'achat dans votre stock, la modification sera refletée sur l'espace du déposant.