Utilisation côté UNITS

Le menu Depot Vente côté ERP est l'autre face du portail déposant. C'est ici que votre équipe pilote tout le cycle de vie des dépôts, de la validation jusqu'au paiement du déposant.

Le module se compose de plusieurs menus :

Depot Vente
   ├── Listings                    ← validation, réception, prix
   ├── Retours                     ← gestion des demandes de retour
   ├── Paiements                   ← suivi des règlements aux déposants
   └── Factures                    ← traitement des factures des déposants pro

Paramétrage initial

Pour activer le module sur votre tenant, plusieurs prérequis :

1. Activation tenant : l'option Dépôt vente doit être activée sur votre abonnement (côté admin Units).
2. Paramètres : Logo, société, stockage, ville, emplacement par défaut configurés dans les paramètres (Paramètres → Dépôt-vente boutique)
3. États proposés aux déposants : dans le même écran, le champ États exposés côté dépôt-vente définit les valeurs de l'attribut État que le déposant peut choisir sur le portail (ajout unitaire et import Excel). Indispensable pour les dépôts seconde main.
4. Comptes : les déposants s'inscrivent eux-mêmes via le portail

Le paramétrage initial est généralement réalisé par votre interlocuteur Units lors de la mise en service. Vous gérez ensuite l'opérationnel.

Menu Listings (liste principale)

Menu principal Depot Vente > Listings. La page liste tous les dépôts en cours et passés.

KPIs en en-tête

Quatre indicateurs de pilotage :

Alertes et liens rapides

Deux blocs en haut de la liste :

• Alertes : Modèles à créer (dépôts au statut « Modèle en attente de validation », les déposants peuvent effectuer des demandes de création de modèles qui n'existent pas dans votre catalogue), Retours demandés.
• Liens rapides : Dépôts en attente de validation, Dépôts en attente de réception, Demandes de retour, Tous les dépôts. Clic = filtre pré-appliqué.

Filtres

Actions de masse

Cocher plusieurs dépôts, puis :

• Accepter la sélection — Valide les dépôts cochés (statut En attente de validation → En attente de réception).
• Annuler la sélection — Annule les dépôts (avec confirmation).
• Refuser la sélection — Refuse les dépôts (avec saisie d'un motif de refus obligatoire — repris dans le mail au déposant).

Différents statuts

Réceptionner / modifier les prix / refuser / accepter la réception d'un produit dans un dépôt

Cliquer sur Éditer un dépôt ouvre sa fiche détaillée, ligne par ligne (un produit = une ligne). Selon le statut de la ligne, plusieurs actions sont disponibles.

Accepter un dépôt

Pour une ligne au statut En attente de validation :

• Accepter — Le dépôt est validé. La ligne passe à En attente de réception, le déposant reçoit le mail « Dépôt validé » avec les instructions d'expédition.
• L'acceptation nécessite qu'une ville et un emplacement soient renseignés dans le bloc Stockage du dépôt (sinon le bouton est grisé).

Pour une ligne au statut Modèle en attente de validation (le produit saisi par le déposant n'est rattaché à aucun modèle du catalogue), deux boutons :

• Accepter — Ouvre la fenêtre Accepter et créer le modèle : le modèle est créé automatiquement dans la base modèles à partir de la saisie du déposant. C'est le fonctionnement prévu pour les dépôts seconde main (détail dans la section Dépôt seconde main).
• Créer le modèle manuellement — Ouvre le formulaire de création de modèle pré-rempli avec le SKU et le nom saisis par le déposant. Dès que la taille correspondante est créée sur ce modèle (même SKU, même taille US ou EU), la ligne est rattachée automatiquement et passe à En attente de validation : il reste à cliquer sur Accepter. À privilégier pour un dépôt neuf dont le modèle manque au catalogue.

Modifier le prix et les commentaires

Tant que la réception n'est pas confirmée, les champs suivants restent modifiables directement dans le tableau (enregistrement automatique) :

• Prix souhaité TTC — Le montant que le déposant demande pour son article, c'est-à-dire ce que vous lui reverserez à la vente. À la réception, il devient le Prix d'achat TTC de l'unité de stock. C'est un simple ajustement de prix — il n'y a pas de mécanisme de contre-offre comme dans le module WTB.
• Proposition PDV TTC (dépôts seconde main uniquement) — Cf. section Dépôt seconde main.
• Commentaires — Contient le commentaire saisi par le déposant ; vous pouvez le compléter. Les motifs de refus y sont ajoutés automatiquement.

À partir du statut En stock, la ligne est verrouillée. Pour modifier ensuite le montant reversé au déposant, cf. le Bon à savoir en fin d’article.

Réceptionner un produit

Pour une ligne au statut En attente de réception, quand le colis arrive physiquement :

• Confirmer la réception — Le produit est intégré au stock vif côté ERP (statut En stock). Le déposant reçoit le mail « Produit reçu ».
• Refuser la réception avec motif — Si l'article reçu n'est pas conforme (casse, contrefaçon suspectée, différent du dépôt…). Saisie d'un motif obligatoire. Le déposant reçoit le mail « Réception refusée ». Le produit n'entre pas en stock.

Ces actions sont disponibles ligne par ligne ou en masse (cocher plusieurs lignes d'un dépôt puis confirmer / refuser en lot).

Annuler

Une ligne au statut En attente de réception peut être annulée (le déposant a renoncé, ou l'envoi n'arrivera pas). Statut → Annulé.

Création des unités de stock

Quand vous confirmez la réception d'une ligne, une unité de stock est automatiquement créée dans votre stock ERP :

• Statut En stock.
• Référence interne (code-barre) générée.
• Rattachée au modèle du catalogue + taille.
• Prix d'achat TTC = Prix souhaité TTC de la ligne.
• État de la ligne (Neuf, Très bon état…) reporté sur l'unité.
• Commentaires de la ligne recopiés dans le champ Commentaire de l'unité (défauts signalés par le déposant, accessoires…).
• Cochée Disponible sur le site.
• Identifiée comme provenant d'un dépôt boutique (pour le lien automatique à la vente, cf. plus bas).
• Société par défaut (paramètres Dépôt-vente boutique), ville et emplacement repris du bloc Stockage du dépôt.

Le produit est alors vendable en boutique comme n'importe quelle autre unité.

Exporter les étiquettes

Une fois la réception confirmée, chaque ligne liée à une unité de stock peut être cochée pour l'export d'étiquettes. Cochez les lignes voulues puis cliquez sur Exporter étiquettes (sélection) dans la barre d'actions : un PDF d'étiquettes boutique (nom, SKU, taille, prix de vente, code-barre) s'ouvre dans un nouvel onglet.

Menu Retours

Menu Depot Vente > Retours (ou via le lien rapide Demandes de retour sur la liste des dépôts).

Contenu

La liste regroupe toutes les demandes de retour émises par les déposants. Filtres : Statut, Déposant, Période.

Statuts de retour :

Validation retour / modification statut retour

Sur chaque ligne :

• Valider la ligne — Accepte la demande de retour. Le statut passe à Retour en traitement. Le déposant reçoit le mail « Retour validé ».
• Refuser avec motif — Refuse la demande (motif obligatoire). Le déposant reçoit le mail « Retour refusé ».
• Marquer comme retourné — Une fois le produit physiquement renvoyé au déposant, marquer la ligne comme Retourné. Le produit sort définitivement du stock vif. Le déposant reçoit le mail « Retour terminé ».

Ces actions sont disponibles ligne par ligne ou en masse (validation / marquage retourné sur plusieurs lignes cochées).

Menu Paiements

Menu Depot Vente > Paiements. C'est ici que vous suivez les règlements à effectuer aux déposants suite aux ventes.

KPIs

En-tête de la page : indicateurs financiers (total à payer, nombre de lignes impayées…).

Liste

• Filtre statut : Impayées (par défaut) / Payées / Toutes.
• Recherche : déposant, modèle, SKU.

Split par fournisseur

Les paiements sont regroupés par déposant dans la liste : chaque déposant ayant des ventes impayées apparaît avec le total à régler et le détail de ses lignes.

Vue par fournisseur

Action sur un déposant → ouvre la vue dédiée à ce déposant : toutes ses ventes impayées en une seule liste, avec :

• Solde impayé et solde total.
• Détail ligne par ligne (référence, modèle / SKU, taille, date de vente, Montant TTC à reverser = Prix souhaité TTC de la ligne).
• Coordonnées et coordonnées bancaires du déposant.
• Factures liées (statut + lien de téléchargement, pour les pros).
• Bouton de marquage en masse comme payé.

Factures dans la vue paiements

Pour les déposants pro, les factures (PDF) qu'ils ont chargées via leur portail sont attachées aux lignes correspondantes, avec leur statut (En attente / Validée / Refusée / Payée).

Marquer comme payé

• Sur une ligne : bouton Marquer comme payé. Le statut passe à Payé, le déposant reçoit le mail « Paiement effectué ».
• En masse : cocher plusieurs lignes, le bouton Marquer comme payé apparaît pour valider en lot.

Bon à savoir — Le marquage Payé est manuel : il n'y a pas de rapprochement bancaire automatique. Vous effectuez le règlement (virement, PayPal…) en dehors de l'ERP, puis revenez ici cocher comme payé pour notifier le déposant.

Menu Factures

Menu Depot Vente > Factures. Centralise les factures envoyées par les déposants pro via leur portail.

Liste

• Filtres : Statut (En attente / Validée / Refusée / Payée), Fournisseur, Période (date de début et date de fin).
• Recherche : référence, déposant.
• Colonnes : N° facture, Déposant, Date d'envoi, Montant TTC, Statut, Actions.

Accepter / refuser des factures

Sur chaque ligne (statut En attente) :

• Valider — La facture est acceptée. Statut Validée, OK pour paiement. Visible dans la vue Paiements.
• Refuser avec commentaire — Saisie d'un motif obligatoire (montant erroné, mauvais SIRET, etc.). Le déposant reçoit le mail « Facture refusée » avec le motif et peut envoyer une nouvelle facture corrigée.

Une facture Validée passe automatiquement à Payée quand vous réglez la vente liée depuis le menu Paiements.

Dépôt seconde main

Chaque dépôt a un type : Neuf ou Seconde main. Il est affiché en pastille dans la liste des dépôts et peut être filtré (filtre Type).

Dans un dépôt neuf, le déposant choisit un modèle existant de votre catalogue. Dans un dépôt seconde main, il décrit lui-même son article sur le portail : nom du modèle, taille, état (parmi les États exposés côté dépôt-vente, cf. Paramétrage initial), prix souhaité, proposition de prix de vente et commentaire. Aucun modèle n'existe encore au catalogue : chaque ligne arrive donc au statut Modèle en attente de validation.

Les deux colonnes de prix

Sur la fiche d'un dépôt seconde main, le tableau affiche une colonne de prix supplémentaire :

Exemple : un déposant propose une paire avec un Prix souhaité TTC de 80 € et une Proposition PDV TTC de 120 €. Vous acceptez la ligne : le produit est créé dans la base modèles avec un prix public de 120 €. À la réception, l'unité de stock est créée avec un prix d'achat de 80 €. À la vente, vous reversez 80 € au déposant.

Bon à savoir — La Proposition PDV TTC n'est lue qu'une seule fois, au moment de l'acceptation. Ajustez-la avant de cliquer sur Accepter. Si vous la modifiez après, la base modèles n'est pas mise à jour : changez alors le prix public directement sur le produit dans la base modèles. Si la colonne est vide ou à 0, le prix public du produit reste vide et doit être saisi dans la base modèles.

Accepter une ligne seconde main

Vérifiez que la ville et l'emplacement sont renseignés dans le bloc Stockage, puis cliquez sur Accepter sur la ligne. La fenêtre Accepter et créer le modèle s'ouvre avec la saisie du déposant :

En validant :

1. Un nouveau modèle est créé dans la base modèles, marqué Seconde main, avec un SKU généré automatiquement. Chaque ligne acceptée crée son propre modèle, même si deux lignes portent le même nom : deux paires d'occasion identiques donnent deux fiches distinctes.
2. La taille est créée sur ce modèle, avec la Proposition PDV TTC comme prix public.
3. La ligne passe à En attente de réception et le déposant reçoit le mail « Dépôt validé ».

Accepter la sélection (actions de masse) crée aussi les modèles automatiquement, mais sans la fenêtre de correction : nom, taille et état sont repris tels que saisis par le déposant. Pour corriger une saisie, acceptez la ligne individuellement.

Si vous corrigez plus tard le nom du modèle dans la base modèles, le nouveau nom est reporté sur la ligne de dépôt (et donc visible par le déposant).

Réception

La réception se fait comme pour un dépôt neuf (cf. Réceptionner un produit et Création des unités de stock) : l'unité de stock reprend le prix d'achat, l'état et le commentaire de la ligne, et elle est disponible sur le site.

Autres infos

Importer du stock existant dans le dépôt-vente

Pour basculer en dépôt-vente des unités déjà présentes dans votre stock (reprise d'un historique, par exemple), utilisez l'import de Paramètres → Dépôt-vente boutique, bloc Import de stock vers dépôt-vente.

Le fichier Excel contient deux colonnes :

À l'import :

• Les lignes sont regroupées par email : un nouveau dépôt est créé par déposant.
• Si l'email ne correspond à aucun contact, une fiche fournisseur (particulier) et un compte sur le portail déposant sont créés.
• Chaque unité devient une ligne de dépôt. Le Prix souhaité TTC est repris du prix d'achat TTC de l'unité.
• La ligne est au statut En stock si l'unité est en stock, sinon Vendu.
• Les références introuvables sont ignorées.

L'import tourne en tâche de fond ; une notification vous prévient à la fin.

Tâche journalière de création des commandes d'achat

Pour les ventes en dépôt provenant de déposants particuliers, l'ERP doit pouvoir prouver comptablement l'achat (attestation de cession). Le module gère ça automatiquement via une tâche planifiée nocturne :

• Quand : tous les jours en début de nuit (vers 01h00).
• Quoi : la tâche parcourt toutes les lignes de dépôt vendues (ou payées) dans la journée écoulée et les regroupe par déposant.
• Action : crée pour chaque déposant une commande d'achat de type spécial dépôt boutique dans le module Commandes d'achat, au statut Livrée (le produit est physiquement déjà passé chez vous).

Cette commande d'achat :

• Reprend le Prix souhaité TTC de chaque ligne comme prix d'achat (le déposant est payé ce montant).
• Génère automatiquement une attestation de cession PDF pour les déposants particuliers (téléchargeable depuis la commande d'achat ou le portail déposant — cf. doc Commandes d'achat).
• Sert de pièce comptable pour votre comptabilité (achat à un particulier).

Bon à savoir — Cette tâche est automatique et invisible pour l'utilisateur. Vous retrouvez simplement, le lendemain matin, une nouvelle commande d'achat par déposant particulier ayant fait au moins une vente la veille, prête à être traitée par votre comptable. Une commande d'achat n'est créée que pour les ventes qui n'en avaient pas déjà une.

Lien avec la vente en boutique

Quand un produit en dépôt est vendu en caisse boutique (via Rezomatic ou Shopify POS), l'ERP fait automatiquement le lien :

• L'unité de stock passe au statut Facturé boutique comme une vente classique.
• Côté Depot Vente, la ligne correspondante passe au statut Vendu.
• La vente apparaît dans le menu Paiements pour reversement au déposant.

Aucune saisie manuelle n'est nécessaire : c'est l'identification de l'unité (issue d'un dépôt boutique) qui déclenche la mise à jour automatique.

Export

Bouton Export en haut de la liste des dépôts : lance un export Excel asynchrone de tous les dépôts correspondant aux filtres en cours, téléchargeable depuis le centre de notifications.

Bon à savoir

Une fois la ligne En stock, le Prix souhaité TTC n'est plus modifiable sur la fiche du dépôt. Pour changer le montant reversé au déposant, modifiez le champ Prix d'achat de l'unité dans votre stock : la modification est reflétée sur l'espace du déposant.