À chaque expédition (sauf Dépôt-vente listing pour lequel le concept ne s'applique pas), l'ERP génère à la volée une facture PROFORMA au format PDF, exportable dès la création.
Contenu de la PROFORMA
- En-tête : Logo, nom de la société expéditrice, coordonnées.
- Référence : Numéro de l'expédition.
- Date : Date saisie sur la fiche (champ Date de la facture du panneau PROFORMA).
- Destinataire : Adresse du client, ou destinataire personnalisé si vous avez renseigné les champs Nom du destinataire / Adresse du destinataire.
- Liste des produits : Modèle, SKU, taille, prix de vente HT/TTC.
- Totaux : HT, TVA, TTC.
- Commentaire PROFORMA (si renseigné).
- Mentions légales de la société expéditrice (footer).
Quand l'utiliser
La PROFORMA n'a pas valeur légale de facture (pas de comptabilisation, pas d'opposabilité fiscale). Elle est utilisée pour :
- Joindre au colis comme bordereau de livraison.
- Transmettre au transporteur lors d'envois internationaux pour les déclarations douanières.
- Communiquer au client un montant prévisionnel en attente de la facture définitive.
La facture définitive (avec n° de facture officiel, TVA appliquée, comptabilisation) n'est générée qu'au passage en Facturé (cf. Saisie des montants de la vente, section Vente directe).
Exporter une PROFORMA
Plusieurs accès :
- Depuis la liste des expéditions : icône Exporter la facture (icône document) sur chaque ligne.
- Depuis la fiche d'une expédition : bouton équivalent en haut de page.
- Pour les expéditions multiples : la PROFORMA est générée pour chaque expédition créée individuellement.
Le PDF s'ouvre dans un nouvel onglet.
Personnalisation
Le panneau Personnalisation de la facture PROFORMA sur le formulaire d'expédition permet de surcharger :
- La date affichée.
- Le nom et l'adresse du destinataire (utile si le colis va à un tiers transporteur ou à une adresse particulière différente du client de facturation).
- Un commentaire apparaissant sur le PDF.
Ces champs sont laissés vides par défaut : la PROFORMA reprend alors les coordonnées du client.