Le module Tiers regroupe toutes les entités externes et internes avec lesquelles vous travaillez : vos clients, vos fournisseurs et vos propres sociétés. Chaque fiche tiers contient les coordonnées, les adresses, les contacts et l'historique des transactions associées.
Les tiers sont référencés dans tous les documents commerciaux de Units : bons de vente, commandes d'achat, expéditions et factures.
Units distingue trois types de tiers, chacun avec un rôle spécifique :
| Type | Description | Exemples d'utilisation |
|---|---|---|
| Client | Personne ou entreprise qui achète vos produits | Acheteurs en ligne, clients en magasin, acheteurs marketplace |
| Fournisseur | Personne ou entreprise qui vous vend des produits | Grossistes, distributeurs, revendeurs |
| Société | Vos propres entités juridiques | Vos entreprises, filiales, points de vente |
Un même tiers peut cumuler plusieurs types selon la nature de vos relations commerciales.
Depuis le menu de navigation latéral, ouvrez le module Tiers. La liste de vos tiers s'affiche avec leurs informations principales : nom, type, e-mail et téléphone.
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Nom | Nom complet de la personne ou raison sociale | Oui |
| Adresse e-mail principale | Non | |
| Téléphone | Numéro de téléphone principal | Non |
| Adresse | Adresse postale principale | Non |
Lorsque vous créez une fiche de type Société, des champs supplémentaires sont disponibles :
| Champ | Description |
|---|---|
| Raison sociale | Dénomination légale de l'entreprise |
| Numéro de TVA | Numéro de TVA intracommunautaire |
| Informations bancaires | Coordonnées bancaires pour les paiements |
| Informations légales | SIRET, forme juridique, capital social |
Pour les fiches de type Fournisseur, vous pouvez renseigner :
| Champ | Description |
|---|---|
| Statut professionnel | Requis pour les commandes d'achat et les justificatifs d'achat |
| Conditions commerciales | Délais de paiement, remises négociées |
Chaque fiche tiers regroupe les informations et documents liés à cette entité.
La section coordonnées contient les informations de contact principales : nom, e-mail, téléphone. Ces données sont utilisées automatiquement lors de la création de documents commerciaux.
Un tiers peut disposer de plusieurs adresses avec des rôles distincts :
| Type d'adresse | Utilisation |
|---|---|
| Adresse de facturation | Utilisée sur les factures et documents comptables |
| Adresse de livraison | Utilisée pour les expéditions et les bons de livraison |
Vous pouvez ajouter autant d'adresses que nécessaire. Lors de la création d'un document, vous sélectionnez l'adresse appropriée parmi celles enregistrées.
Vous pouvez associer plusieurs contacts à un même tiers, utile pour les entreprises où vous interagissez avec différents interlocuteurs :
La fiche tiers donne accès à l'historique complet des échanges commerciaux :
Depuis cet historique, vous retrouvez toutes les interactions avec un tiers donné.
Utilisez la barre de recherche en haut de la liste pour trouver un tiers par :
Pour affiner votre recherche, utilisez les filtres disponibles :
| Filtre | Description |
|---|---|
| Type | Client, fournisseur ou société |
| Statut | Actif ou inactif |
Vous pouvez combiner plusieurs filtres pour obtenir une liste précise.
Vos propres sociétés sont également gérées comme des tiers dans Units. Elles peuvent ainsi être utilisées directement dans tous les processus commerciaux.
| Contexte | Rôle de la société |
|---|---|
| Expéditions | La société apparaît comme expéditeur du colis |
| Commandes d'achat | La société apparaît comme acheteur |
| Factures de vente | La société apparaît comme vendeur |
| Factures d'achat | La société apparaît comme destinataire |
Si vous gérez plusieurs entités juridiques, chacune est représentée par une fiche société distincte. Le système de contrôle d'accès permet de limiter la visibilité de chaque utilisateur aux sociétés qui le concernent.
Les tiers sont référencés dans de nombreux modules :
Si votre boutique en ligne est connectée via Shopify, les fiches clients sont synchronisées automatiquement :
Cette synchronisation fonctionne via des webhooks : chaque événement côté Shopify déclenche une mise à jour immédiate dans Units.
Un tiers peut-il être à la fois client et fournisseur ?
Oui, un même tiers peut cumuler plusieurs types. Cela est courant lorsque vous avez des relations commerciales bidirectionnelles avec une même entité.
Comment supprimer un tiers ?
Un tiers associé à des documents commerciaux (ventes, achats, factures) ne peut pas être supprimé pour préserver l'intégrité des données. Vous pouvez le désactiver pour qu'il n'apparaisse plus dans les listes de sélection.
Les clients Shopify sont-ils créés automatiquement ?
Oui, lors de chaque commande Shopify, le système vérifie si le client existe dans Units. S'il est nouveau, une fiche est automatiquement créée. S'il existe déjà, ses informations sont mises à jour.
Comment gérer plusieurs adresses de livraison pour un même client ?
Ajoutez autant d'adresses que nécessaire depuis la fiche tiers. Lors de la création d'un bon de vente ou d'une expédition, vous pourrez choisir parmi les adresses enregistrées.
Puis-je importer des tiers en masse ?
Consultez l'article dédié à l'import de données pour connaître les possibilités d'import en masse de tiers dans Units.
Comment savoir à quelle société un utilisateur a accès ?
Le contrôle d'accès par société est géré par l'administrateur. Contactez-le pour vérifier ou modifier vos droits d'accès.
