Fonctionnement des champs
Le formulaire est divisé en deux colonnes : à gauche les informations de la facture, à droite l'ajout des lignes (produits ou services).
Informations de la facture
| Champ | Description |
|---|---|
| Facture ou avoir ? | Interrupteur. Détermine le type du document. Si Avoir est activé, un champ supplémentaire N° Facture liée apparaît. |
| N° Facture liée (avoirs uniquement) | Référence de la facture d'origine que cet avoir vient corriger. |
| N° Facture | Numéro de la facture. Auto-généré par l'ERP à la validation (lecture seule à la création). |
| Date de la facture | Date imprimée sur le PDF. Par défaut, la date du jour. |
| Date d'échéance | Délai de paiement en jours après la date de facture. Format J+30, J+60, etc. La date réelle d'échéance est calculée automatiquement. |
| TVA | Taux de TVA appliqué à toutes les lignes de la facture. Les mentions légales sont mises à jour automatiquement en fonction du taux choisi. |
| Société qui facture | Société émettrice. Obligatoire en multi-sociétés. |
| Coordonnées bancaires | Repris depuis la fiche société. Modifiable au cas par cas pour cette facture. Apparaît sur le PDF. |
| Société ou client facturé ? | Interrupteur. Détermine si l'acheteur est un client (CRM) ou une société du tenant (cas vente interne). |
| Client / Société facturé(e) | Auto-complétion sur la base. Obligatoire. |
| Masquer l'adresse de livraison sur la facture ? | Permet de masquer l'adresse de livraison sur la facture |
| Adresse de livraison | Sélection dans la liste des adresses du client (si plusieurs). |
| Mode de règlement | Texte libre (« Virement », « CB », « Chèque »…). Apparaît sur le PDF. Provient directement de la fiche client si complété. |
| Mentions légales | Sélection parmi les valeurs paramétrées. La valeur peut être affinée selon la TVA choisie. |
| Commentaire (paramétré) | Valeur créée à partir du menu « Attributs », affichée également sur le PDF. |
| Commentaire personnalisé | Texte libre. Ajouté au bas de la facture. |
| Logo | Logo de la société émettrice à imprimer sur le PDF. Repris de la fiche société par défaut, modifiable au cas par cas. |
Mentions légales et commentaire automatique selon la TVA
Quand vous changez la TVA sur le formulaire, l'ERP propose automatiquement les mentions légales et le commentaire correspondant (autoliquidation pour TVA Exonérée intra-UE, mention sur marge pour TVA sur marge, etc.). Vous pouvez écraser ces propositions par vos propres textes si besoin.
Ajout manuel d'une ligne (stock ou service)
Panneau Ajouter des produits/services (à droite du formulaire). Trois modes d'ajout au choix :
1. Ajouter un stock
- Champ Ajouter un stock : auto-complétion sur les unités du stock (par référence interne, SKU, modèle).
- À la sélection :
- Le titre, le SKU et la taille apparaissent.
- Le prix de vente HT est suggéré automatiquement (à partir du prix d'achat ou du prix public du produit, selon la configuration).
- Saisir la Quantité (1 par défaut).
- Saisir le Prix de vente HT ou TTC — l'autre est recalculé automatiquement en fonction de la TVA choisie. Le TTC saisi est conservé : l'arrondi se fait sur le HT. Le TTC de la ligne est calculé sur le total HT (quantité × prix unitaire HT), ce qui évite les écarts quand la quantité est élevée. Une ligne de service accepte aussi un montant TTC saisi directement.
- Bouton Ajouter : la ligne s'ajoute au tableau Produits/services ajoutés en bas.
2. Ajouter un service
- Sélectionner un Service dans la liste déroulante (les services sont paramétrés via Outils > Attributs > Services).
- Saisir Quantité et Prix de vente.
- Bouton Ajouter.
Comment créer un nouveau service ?
Les services sont stockés comme valeurs d'un attribut dédié. Pour ajouter un nouveau service :
- Aller dans Outils > Attributs.
- Trouver l'attribut Services dans la liste, puis cliquer sur Voir les valeurs.
- Bouton Nouveau : saisir le nom du service (ex. « Personnalisation », « Conseil », « Frais de retour », « Frais de remise en état »).
- Enregistrer.
Le nouveau service apparaîtra immédiatement dans la liste déroulante du formulaire de facture.
3. Réinitialiser les champs
Bouton Réinitialiser les champs : vide le formulaire de saisie pour ajouter une autre ligne sans erreur.
Bon à savoir — La limite est de 1000 lignes par facture. Au-delà, créez plusieurs factures.
Ajout par import des identifiants ERP
Panneau Ou importer un fichier d'identifiants ERP : pratique pour facturer un lot important de produits dont vous avez la liste des références internes (code-barres).
- Préparer un fichier CSV avec 2 colonnes séparées par
;: - Id ERP — Référence interne de l'unité de stock.
- Prix de vente — Prix unitaire en euros (HT ou TTC selon l'interrupteur, cf. ci-après).
- Interrupteur Les prix sont en TTC ? :
- Activé → les prix du fichier sont interprétés comme TTC. L'ERP calcule le HT à partir du taux de TVA de la facture.
- Désactivé → les prix du fichier sont interprétés comme HT.
- Charger le fichier dans le champ Liste d'identifiants ERP.
- Cliquer sur Ajouter : les lignes sont ajoutées d'un coup au tableau.
L'ERP vérifie chaque ligne :
- Que l'unité existe.
- Qu'elle a une taille.
- Qu'elle a une TVA d'achat renseignée.
- Que le prix est numérique et supérieur à 0.
Ajout par import des identifiants partenaires
Panneau Importer un fichier d'identifiants partenaire ou ERP : sert à facturer un lot d'unités identifiées par leur ID partenaire (référence chez un dépositaire externe — typiquement issue d'une expédition de type Dépôt-vente listing).
- Préparer un fichier CSV avec 2 colonnes séparées par
;: - Id partenaire — Identifiant chez le dépositaire (ex. ID GOAT, ID StockX, référence consignment store).
- Prix de vente — Prix unitaire HT en euros.
- Charger le fichier dans le champ Liste d'identifiants partenaire.
- Cliquer sur Ajouter.
L'ERP retrouve automatiquement les unités de stock correspondant à chaque ID partenaire (champ rempli lors de la saisie de l'expédition Dépôt-vente listing) et les ajoute en lignes de facture. Les mêmes vérifications que pour l'import ERP sont appliquées.
Usage typique — Quand un partenaire (GOAT, StockX, revendeur consignment) vous reverse le produit de ventes effectives, il vous transmet généralement un fichier avec ses identifiants de listing et les montants à facturer. Vous pouvez l'importer directement ici sans avoir à retrouver les unités une à une (sous condition que vous avez associé les produits concernés dans le stock à ces identifiants plateforme).
Boutons d'enregistrement
- Créer — Crée la facture en Brouillon et reste sur la fiche.
- Créer et retour — Crée et revient à la liste.
- Créer et nouveau — Crée et ouvre un formulaire vierge.
Une fois des lignes ajoutées, le bouton Pricing en masse applique un prix de vente HT par SKU, ou par SKU et taille (cf. Pricing en masse). Le TTC correspondant s'affiche, sauf en TVA sur marge.
À ce stade, la facture est en Brouillon : tous les champs et lignes restent modifiables. Vous pouvez prévisualiser le PDF (français / anglais) via les boutons d'action de la liste.
Pour valider la facture (la rendre définitive, attribuer le n° de facture, générer le PDF officiel), passer au Statut suivant depuis la liste.