Ajout par scan GTIN (code barre)

En plus de la saisie manuelle ligne par ligne et de l'import Excel (cf. Commande d'achat standard), une troisième méthode d'ajout des produits est disponible selon votre configuration : le scan GTIN. Vous flashez le code barre du produit avec une douchette (ou le saisissez au clavier) et l'ERP cherche automatiquement le produit correspondant.

Bon à savoir — Le scan GTIN est activé pour certaines configurations uniquement. Si vous ne voyez pas l'interrupteur Manuel / Scan en haut du panneau de saisie, contactez le support pour son activation.

Basculer en mode Scan

Sur l'écran d'ajout des produits d'une commande d'achat, le panneau Saisie affiche un interrupteur en haut à droite :

Le passage d'un mode à l'autre est instantané et n'affecte pas les lignes déjà ajoutées.

Panneau de scan

Sous le champ, un encart affiche en permanence :

• Dernier produit scanné : le modèle + taille du dernier code barre ajouté, ou un message d'erreur si le scan a échoué. La couleur change selon le résultat (vert = produit trouvé, orange = ligne créée mais à compléter, rouge = scan refusé).
• Nombre de produits scannés : compteur total des lignes de la commande.
• dont GTIN non résolus : nombre de lignes en attente d'identification (cf. statuts ci-dessous).

Format de code barre accepté

Le scan accepte les GTIN à 8, 12, 13 ou 14 chiffres (formats EAN-8, UPC-A, EAN-13, GTIN-14). Si le code saisi ne respecte pas ce format, le scan est refusé avec un message d'erreur et aucune ligne n'est créée.

Les codes barre internes Units (étiquettes générées par l'ERP pour vos propres unités) sont également refusés en saisie : ils ne représentent pas un produit du catalogue mais une unité physique déjà en stock, et n'ont donc pas leur place dans une commande d'achat.

Comment l'ERP retrouve le produit

À chaque scan, l'ERP cherche le produit dans cet ordre :

1. Base GTIN locale — Si un produit de votre catalogue a déjà ce code barre enregistré, la ligne est créée immédiatement avec ce produit. Le statut est prêt (vert).
2. Base externe via API — Sinon, une recherche est lancée en arrière-plan sur une base de données disponible via une API connectée

à l'étape 2 la ligne est créée immédiatement avec le statut GTIN en recherche et passe ensuite automatiquement à l'un des statuts décrits ci-dessous, sans action de votre part.

Bon à savoir — Quand un code barre est correctement résolu via une base externe, l'ERP l'enregistre dans votre base GTIN locale.

Les statuts d'ajout d'une ligne scannée

Une ligne créée via le scan peut avoir l'un des statuts suivants. Les lignes en attente sont également filtrables depuis le listing des commandes d'achat (filtre par statut).

Pour les lignes en statut autre que prêt, seule l'action Supprimer la ligne est proposée. Vous ne pouvez ni modifier ni dupliquer une ligne tant qu'elle n'a pas été résolue.

Workflow : produit non trouvé / modèle absent du catalogue

Si le code barre scanné aboutit à un statut GTIN non résolu, GTIN résolu, SKU absent ou GTIN résolu, variante absente, voici comment finir l'ajout :

1. Identifier le produit dans l'emballage physique (référence sur l'étiquette, photo, SKU constructeur…). Si le statut est GTIN résolu, SKU absent ou GTIN résolu, variante absente, l'ERP a déjà fait une partie du travail : le SKU (et éventuellement la taille) que la base externe lui a retourné sont mémorisés sur la ligne et serviront à l'étape 3.
2. Créer le modèle au catalogue (menu Catalogue > Produits, bouton Nouveau) avec son SKU exact et toutes ses variantes de taille. Si le modèle existe déjà mais qu'il vous manque uniquement la variante de la bonne taille, ajoutez simplement la variante manquante.
3. Renseigner le code barre sur la variante de produit créée. Vous avez deux façons de le faire :

• directement depuis la fiche de la variante (champ GTIN) ;
  • via l'import Excel du catalogue (cf. section suivante).

4. Résolution automatique : dès que le code barre est associé à la variante, l'ERP recherche en arrière-plan toutes les lignes de commandes d'achat en attente sur ce GTIN et les fait passer en statut prêt avec le bon produit rattaché. Vous n'avez rien d'autre à faire : retournez sur la commande d'achat, la ligne est résolue.

Bon à savoir — La résolution automatique fonctionne aussi quand vous créez un nouveau modèle complet avec une variante dont le SKU + la taille correspondent à ce qu'une base externe a retourné. Inutile dans ce cas de renseigner manuellement le GTIN : l'ERP fait le rapprochement à partir du SKU et de la taille mémorisés sur la ligne en attente, attache le produit, et enregistre le GTIN sur la nouvelle variante.

Ajouter un GTIN à un modèle déjà existant via l'import catalogue

L'import / export Excel du module Catalogue comporte une colonne GTIN. Vous pouvez l'utiliser pour renseigner massivement les codes barre de vos variantes existantes (ou en remplacer un erroné).

• La colonne GTIN n'est lue que pour les variantes (les lignes avec un SKU complet, pas la ligne du modèle parent). Sur les lignes de modèles, le GTIN est ignoré.
• Comportement à l'import :
  • Si la variante n'avait aucun GTIN, le GTIN du fichier est ajouté.
  • Si la variante avait déjà un GTIN identique, il n'y a rien à faire, l'import passe.
  • Si la variante avait déjà un GTIN différent de celui du fichier, l'ancien est remplacé par le nouveau. Une variante n'a qu'un seul GTIN actif à la fois.
• Une fois l'import terminé, la résolution automatique s'applique exactement comme dans le workflow précédent : toutes les lignes de commandes d'achat en attente sur l'un des GTIN importés passent automatiquement en statut prêt.

Bon à savoir — C'est la méthode recommandée pour rattraper en bloc un lot de commandes d'achat dont les lignes sont en GTIN non résolu : exportez la liste des variantes concernées, complétez la colonne GTIN à partir d'un relevé fournisseur ou d'une étiquette douchée, et ré-importez. L'ERP vide la file d'attente seul.

Bons à savoir

• La recherche externe est asynchrone. Une ligne créée en GTIN en recherche peut rester quelques secondes ou minutes dans cet état selon la charge des bases externes. Vous pouvez continuer à scanner pendant ce temps : la liste se met à jour au fil de l'eau.
• Le compteur GTIN non résolus sous le champ de scan est rafraîchi à chaque scan. Il vous permet de repérer en fin de session combien de lignes resteront à traiter manuellement.
• Pas de modification possible sur une ligne en attente : pour corriger une erreur de scan (mauvais produit), supprimez la ligne et re-scannez.
• La commande d'achat peut être validée même si elle contient des lignes en attente, mais ces lignes ne pourront pas être réceptionnées tant qu'elles ne sont pas en statut prêt. Le mieux est de résoudre toutes les lignes en attente avant la réception physique.
• Le scan ne génère pas d'attestation différente : si le fournisseur est un particulier, l'attestation de cession est générée normalement à partir des lignes finales de la commande, quels que soient les modes d'ajout utilisés.