Export & Import Excel

Export Excel

Bouton Export Excel en haut à droite de la liste. Lance un export asynchrone :

1. La tâche d'export est créée et placée en file d'attente.
2. Vous êtes notifié dès que le fichier est prêt.
3. Le fichier est téléchargeable depuis le centre de notifications (haut droit de l'interface).

Si des filtres sont en cours, seuls les clients filtrés sont exportés. Pour exporter toute la base, retirez les filtres au préalable.

Colonnes exportées

Le fichier reprend exactement la structure du fichier d'import (mêmes colonnes, même ordre, mêmes libellés) — ce qui permet de l'utiliser tel quel comme fichier de mise à jour en lot.

Les colonnes principales :

Format des champs

• Pays : code ISO 2 lettres (FR, BE, DE, etc.).
• Civilité : M ou Mme (selon paramétrage).
• Professionnel ? : 0 (Particulier) ou 1 (Professionnel).
• Dates : format jj/mm/aaaa.

Import Excel

L'import permet de créer ou mettre à jour des clients en lot à partir d'un fichier .xls ou .xlsx. La structure doit reprendre exactement le modèle fourni par l'ERP.

Préparer le fichier

1. Sur la liste, cliquer sur Import.
2. Sur la page d'import, panneau Modèle : cliquer sur Télécharger le modèle. Le fichier contient les bons en-têtes et une ligne d'exemple.
3. Compléter le fichier ligne par ligne :

• E-mail : clé de rapprochement.
  • Si l'email existe déjà → mise à jour de la fiche existante.
  • Si l'email n'existe pas → création d'un nouveau client.
• Respecter les formats : pays en ISO 2 (FR), Professionnel ? en 0 / 1, dates en jj/mm/aaaa.

Lancer l'import

1. Sur la page Import, panneau Fichier d'import : sélectionner le fichier puis cliquer sur Valider.
2. Les lignes sont mises en file d'attente et traitées une à une en arrière-plan. Un compteur en temps réel affiche : Total / Importées / En attente.
3. Une fois l'import terminé, vous êtes notifié.

Suivre les résultats

Le tableau en bas de page liste chaque ligne du fichier avec son statut :

• En attente — Ligne pas encore traitée.
• Oui — Ligne importée avec succès (création ou mise à jour).
• Erreur — Ligne en erreur. Le message d'erreur précise la cause (email manquant, pays inconnu, doublon…).

Le filtre Traitées en haut permet d'afficher uniquement les lignes en attente, OK ou en erreur.

Vider la table d'import

Bouton Vider la table d'import : supprime vos lignes en attente. Utile en cas d'import interrompu, de fichier mal préparé, ou pour repartir de zéro. Si plusieurs utilisateurs ont des imports en cours, l'action ne purge que vos propres lignes.

Cas particuliers d'import

• Email déjà utilisé : la fiche existante est mise à jour (les nouveaux champs écrasent les anciens). Aucune fiche en double n'est créée.
• Pays manquant : la ligne reste créée mais sans pays (à compléter ensuite manuellement).
• Catégorie inconnue : la valeur est ignorée si elle n'existe pas dans vos catégories paramétrées. Créez d'abord la catégorie dans Outils > Attributs > Catégories clients, puis ré-importez.

Astuce — Mise à jour en lot — Exportez la base, modifiez ce que vous voulez dans Excel (ex. ajouter une catégorie à un segment, corriger les adresses, mettre à jour des téléphones), enregistrez, ré-importez. Les fiches existantes seront mises à jour en conservant leurs autres infos.