En plus de la saisie manuelle ligne par ligne et de l'import Excel (cf. Commande d'achat standard), une troisième méthode d'ajout des produits est disponible selon votre configuration : le scan GTIN. Vous flashez le code barre du produit avec une douchette (ou le saisissez au clavier) et l'ERP cherche automatiquement le produit correspondant.
Bon à savoir — Le scan GTIN est activé pour certaines configurations uniquement. Si vous ne voyez pas l'interrupteur Manuel / Scan en haut du panneau de saisie, contactez le support pour son activation.
Basculer en mode Scan
Sur l'écran d'ajout des produits d'une commande d'achat, le panneau Saisie affiche un interrupteur en haut à droite :
| Position | Effet |
|---|---|
| Manuel | Saisie ligne par ligne classique (modèle, taille, état, prix, TVA…). Mode par défaut. |
| Scan | Panneau dédié au scan : un seul champ Code barre + quelques options par défaut. |
Le passage d'un mode à l'autre est instantané et n'affecte pas les lignes déjà ajoutées.
Panneau de scan
| Champ | Description |
|---|---|
| TVA | Taux de TVA appliqué à toutes les lignes scannées tant que vous ne le changez pas. Obligatoire avant le premier scan. Si le fournisseur est un particulier, seules les TVA sur marge sont proposées. |
| E-commerce ? | Si activé, les unités créées seront disponibles sur le site / Shopify dès la réception. Réglage par défaut pour les lignes scannées. |
| GOAT / GOAT DS / StockX | Active le listing automatique sur ces plateformes à la réception. Affichés uniquement si la société a un compte renseigné. |
| Code barre | Champ de saisie du GTIN. Validez par Entrée (la douchette le fait automatiquement). |
Sous le champ, un encart affiche en permanence :
- Dernier produit scanné : le modèle + taille du dernier code barre ajouté, ou un message d'erreur si le scan a échoué. La couleur change selon le résultat (vert = produit trouvé, orange = ligne créée mais à compléter, rouge = scan refusé).
- Nombre de produits scannés : compteur total des lignes de la commande.
- dont GTIN non résolus : nombre de lignes en attente d'identification (cf. statuts ci-dessous).
Format de code barre accepté
Le scan accepte les GTIN à 8, 12, 13 ou 14 chiffres (formats EAN-8, UPC-A, EAN-13, GTIN-14). Si le code saisi ne respecte pas ce format, le scan est refusé avec un message d'erreur et aucune ligne n'est créée.
Les codes barre internes Units (étiquettes générées par l'ERP pour vos propres unités) sont également refusés en saisie : ils ne représentent pas un produit du catalogue mais une unité physique déjà en stock, et n'ont donc pas leur place dans une commande d'achat.
Comment l'ERP retrouve le produit
À chaque scan, l'ERP cherche le produit dans cet ordre :
- Base GTIN locale — Si un produit de votre catalogue a déjà ce code barre enregistré, la ligne est créée immédiatement avec ce produit. Le statut est prêt (vert).
- Base externe via API — Sinon, une recherche est lancée en arrière-plan sur une base de données disponible via une API connectée
à l'étape 2 la ligne est créée immédiatement avec le statut GTIN en recherche et passe ensuite automatiquement à l'un des statuts décrits ci-dessous, sans action de votre part.
Bon à savoir — Quand un code barre est correctement résolu via une base externe, l'ERP l'enregistre dans votre base GTIN locale.
Les statuts d'ajout d'une ligne scannée
Une ligne créée via le scan peut avoir l'un des statuts suivants. Les lignes en attente sont également filtrables depuis le listing des commandes d'achat (filtre par statut).
| Statut | Signification | Action attendue |
|---|---|---|
| GTIN en recherche | Le code barre n'était pas connu en local. Une recherche est en cours sur les bases externes. | Aucune. Le statut va évoluer automatiquement dans les secondes/minutes qui suivent. |
| GTIN non résolu | Aucune base externe n'a reconnu ce code barre. L'ERP ne sait pas quel produit ça représente. | Identifier manuellement le produit (cf. workflow ci-dessous). |
| GTIN résolu, SKU absent | Une base externe a identifié un SKU, mais ce modèle n'existe pas encore dans votre catalogue. | Créer le modèle correspondant au catalogue (cf. workflow). |
| GTIN résolu, variante absente | Le modèle existe dans votre catalogue, mais pas dans la taille retournée par la base externe. | Créer la variante de la bonne taille au catalogue (cf. workflow). |
Pour les lignes en statut autre que prêt, seule l'action Supprimer la ligne est proposée. Vous ne pouvez ni modifier ni dupliquer une ligne tant qu'elle n'a pas été résolue.
Workflow : produit non trouvé / modèle absent du catalogue
Si le code barre scanné aboutit à un statut GTIN non résolu, GTIN résolu, SKU absent ou GTIN résolu, variante absente, voici comment finir l'ajout :
- Identifier le produit dans l'emballage physique (référence sur l'étiquette, photo, SKU constructeur…). Si le statut est GTIN résolu, SKU absent ou GTIN résolu, variante absente, l'ERP a déjà fait une partie du travail : le SKU (et éventuellement la taille) que la base externe lui a retourné sont mémorisés sur la ligne et serviront à l'étape 3.
- Créer le modèle au catalogue (menu Catalogue > Produits, bouton Nouveau) avec son SKU exact et toutes ses variantes de taille. Si le modèle existe déjà mais qu'il vous manque uniquement la variante de la bonne taille, ajoutez simplement la variante manquante.
- Renseigner le code barre sur la variante de produit créée. Vous avez deux façons de le faire :
- directement depuis la fiche de la variante (champ GTIN) ;
- via l'import Excel du catalogue (cf. section suivante).
- Résolution automatique : dès que le code barre est associé à la variante, l'ERP recherche en arrière-plan toutes les lignes de commandes d'achat en attente sur ce GTIN et les fait passer en statut prêt avec le bon produit rattaché. Vous n'avez rien d'autre à faire : retournez sur la commande d'achat, la ligne est résolue.
Bon à savoir — La résolution automatique fonctionne aussi quand vous créez un nouveau modèle complet avec une variante dont le SKU + la taille correspondent à ce qu'une base externe a retourné. Inutile dans ce cas de renseigner manuellement le GTIN : l'ERP fait le rapprochement à partir du SKU et de la taille mémorisés sur la ligne en attente, attache le produit, et enregistre le GTIN sur la nouvelle variante.
Ajouter un GTIN à un modèle déjà existant via l'import catalogue
L'import / export Excel du module Catalogue comporte une colonne GTIN. Vous pouvez l'utiliser pour renseigner massivement les codes barre de vos variantes existantes (ou en remplacer un erroné).
- La colonne GTIN n'est lue que pour les variantes (les lignes avec un SKU complet, pas la ligne du modèle parent). Sur les lignes de modèles, le GTIN est ignoré.
- Comportement à l'import :
- Si la variante n'avait aucun GTIN, le GTIN du fichier est ajouté.
- Si la variante avait déjà un GTIN identique, il n'y a rien à faire, l'import passe.
- Si la variante avait déjà un GTIN différent de celui du fichier, l'ancien est remplacé par le nouveau. Une variante n'a qu'un seul GTIN actif à la fois.
- Une fois l'import terminé, la résolution automatique s'applique exactement comme dans le workflow précédent : toutes les lignes de commandes d'achat en attente sur l'un des GTIN importés passent automatiquement en statut prêt.
Bon à savoir — C'est la méthode recommandée pour rattraper en bloc un lot de commandes d'achat dont les lignes sont en GTIN non résolu : exportez la liste des variantes concernées, complétez la colonne GTIN à partir d'un relevé fournisseur ou d'une étiquette douchée, et ré-importez. L'ERP vide la file d'attente seul.
Compléter les lignes
Le panneau de scan applique déjà à chaque ligne la TVA et les canaux cochés en haut du formulaire (e-commerce, GOAT, StockX, selon votre configuration).
Une fois la ligne au statut prêt, vous pouvez encore remplir ce qui manque dans la liste : prix d'achat, état, tag. Si plusieurs lignes portent le même produit ou le même code barre, une valeur saisie sur une ligne encore vide est recopiée sur les autres lignes du même produit (ou du même code barre) dont ce champ est vide. Une valeur déjà renseignée n'est pas écrasée.
Le bouton Pricing en masse reste disponible sur cet écran pour saisir le prix d'achat HT de plusieurs lignes d'un coup (cf. Pricing en masse).
Bons à savoir
- La recherche externe est asynchrone. Une ligne créée en GTIN en recherche peut rester quelques secondes ou minutes dans cet état selon la charge des bases externes. Vous pouvez continuer à scanner pendant ce temps : la liste se met à jour au fil de l'eau.
- Le compteur GTIN non résolus sous le champ de scan est rafraîchi à chaque scan. Il vous permet de repérer en fin de session combien de lignes resteront à traiter manuellement.
- Pas de modification possible sur une ligne en attente : pour corriger une erreur de scan (mauvais produit), supprimez la ligne et re-scannez.
- La commande d'achat peut être validée même si elle contient des lignes en attente, mais ces lignes ne pourront pas être réceptionnées tant qu'elles ne sont pas en statut prêt. Le mieux est de résoudre toutes les lignes en attente avant la réception physique.
- Le scan ne génère pas d'attestation différente : si le fournisseur est un particulier, l'attestation de cession est générée normalement à partir des lignes finales de la commande, quels que soient les modes d'ajout utilisés.