Tant que la commande est au statut En cours de livraison (avant réception), tous les champs sont modifiables :
- Cliquer sur l'icône Éditer dans la liste ou sur la référence pour ouvrir la fiche.
- Modifier les informations principales (paiement, commentaire, tracking, attestation, stockage…).
- Sur l'écran produits, vous pouvez ajouter, supprimer, dupliquer une ligne, ou modifier ses attributs (prix, taille, état, TVA, tag, listings…).
Bouton Enregistrer pour valider, ou Enregistrer et retour pour revenir à la liste.
À partir du moment où la commande passe en réception, plusieurs champs deviennent en lecture seule (référence, date, fournisseur, société). Cela évite de modifier une opération en cours de matérialisation.
Annuler une commande
Sur la liste, icône Annuler sur la ligne. Confirmation : « Etes-vous sûr de vouloir annuler cette commande ? ». La commande passe au statut Annulée ; aucune unité de stock n'est créée.
Supprimer une commande
Possible uniquement avec les droits suffisants, et uniquement pour les commandes non livrées. Action Supprimer depuis la liste ; corbeille avec restauration possible.
Dupliquer une commande
Sur la fiche d'une commande (au statut En cours de livraison), bouton Dupliquer : crée une nouvelle commande vide pré-remplie avec les informations de l'originale (fournisseur, société, paiement, stockage). Utile pour les réassorts récurrents.
Réception d'une commande d'achat
À la livraison physique du colis, vous procédez à la réception : c'est l'étape qui crée les unités de stock dans l'ERP. Chaque ligne de la commande devient une (ou plusieurs) unité physique avec sa propre référence interne (code-barre).
Démarrer la réception
Sur la liste des commandes d'achat, action Recevoir sur une commande au statut En cours de livraison. La commande bascule en En cours de réception et l'écran de réception s'ouvre.
L'écran de réception
L'écran affiche :
- En haut : Informations principales de la commande (référence, fournisseur, société, mode de paiement, totaux, commentaire).
- Section Stockage : possibilité de modifier l'emplacement final (ville, emplacement) si différent de celui prévu à la création.
- Au-dessus de la liste : un champ Scanner un GTIN pour cocher une ligne en flashant le code barre de la boîte.
- En bas : la liste des lignes à réceptionner avec, pour chacune, son modèle, sa taille, son prix d'achat, sa TVA, et une case Reçu ?.
Cocher / valider les lignes reçues
Pour chaque ligne, la case Reçu ? indique que le produit est bien arrivé. Une unité de stock sera créée pour chaque ligne cochée au moment de la validation.
Une ligne non cochée n'est pas réceptionnée : la commande pourra passer en livraison partielle.
Cocher les produits par scan GTIN
Le champ Scanner un GTIN est prêt dès l'ouverture de l'écran : vous pouvez enchaîner les scans avec une douchette (ou saisir le code barre au clavier, puis Entrée).
- Scanner le code barre présent sur la boîte.
- L'ERP retrouve le produit dans le catalogue et coche la case Reçu ? de la première ligne correspondante qui n'est pas encore cochée.
- Un message confirme le cochage. Le champ se vide et reste prêt pour le scan suivant.
- Si la commande contient plusieurs fois le même produit, chaque scan coche la ligne suivante.
Le scan ne crée pas encore le stock : il ne fait que cocher la ligne. La création des unités se fait au bouton Valider la réception, comme pour un cochage manuel. Vous pouvez mélanger les deux : scanner une partie des produits et cocher le reste à la main.
Bon à savoir — Une ligne dont le code barre n'a pas encore été rattaché à un produit (statuts GTIN en recherche, GTIN non résolu, GTIN résolu, SKU absent ou GTIN résolu, variante absente) ne peut pas être cochée par scan. Résolvez-la d'abord (cf. Ajout par scan GTIN).
Messages possibles au scan :
| Message | Signification |
|---|---|
| Produit coché avec succès | La ligne correspondante est cochée Reçu ?. |
| Le code barre scanné n'est pas d'un format valide | Le code n'est pas un GTIN à 8, 12, 13 ou 14 chiffres. Aucune ligne n'est cochée. |
| Ce code barre GTIN n'existe pas dans la base de données | Aucun produit du catalogue ne correspond à ce code barre. |
| Ce produit existe dans la base mais ne fait pas partie de cette commande, ou a déjà été reçu | Le produit est connu, mais aucune ligne encore à cocher ne lui correspond sur cette commande (produit absent, ligne déjà cochée, ou déjà livrée). |
Valider la réception
Bouton Valider la réception en bas de page. À la confirmation :
- Pour chaque ligne Livrée, une unité de stock est créée :
- Statut En stock.
- Référence interne (code-barre) générée automatiquement.
- Prix d'achat, TVA, ville, emplacement repris de la commande / de la ligne.
- Rattachement automatique au modèle parent et à la variante de taille.
- Si l'option e-commerce était activée : l'unité est immédiatement disponible sur le site / Shopify.
- Si GOAT / StockX était activé : l'unité est listée automatiquement sur les marketplaces concernées.
- La commande passe au statut Livrée (ou Livrée partiellement si certaines lignes ne sont pas livrées).
- Si une attestation de cession était prévue, elle devient exportable.
- Les unités créées apparaissent dans Catalogue Produits > Stock.
Étiquettes — Après réception, vous pouvez générer un PDF d'étiquettes des unités créées (code-barre, modèle, taille, ville/emplacement, prix) directement depuis la liste ou depuis la fiche commande. Si la réception s'est faite en plusieurs fois, Exporter les étiquettes vous demande de choisir un lot (numéro de lot, date, nombre de produits). Si la commande est de type "Seconde main", une étiquette de type "Boutique" sera générée, vous aurez le prix de vente directement sur l'étiquette avec le code-barre.
Une ligne déjà réceptionnée ne peut plus être supprimée : l'ERP répond « Impossible de supprimer un article déjà réceptionné. »
Clôture
Une fois la commande livrée et toutes les opérations annexes terminées (justificatifs collectés, éventuels retours traités), vous pouvez la basculer en Clôturée via l'action Passer au statut suivant. La commande devient verrouillée et est candidate à l'archivage automatique.