Le module de facturation centralise la creation, le suivi et la gestion de vos factures de vente. Les factures peuvent etre generees automatiquement depuis vos expeditions ou creees manuellement.
Le module prend en charge les factures classiques, les avoirs (notes de credit) et les cas particuliers comme la TVA sur marge. Les documents PDF sont generes automatiquement et exportables vers votre comptabilite.
Units propose plusieurs manieres de creer une facture, selon le contexte de la vente.
Vous pouvez creer une facture directement depuis l'interface :
Lorsqu'un bon de vente est finalise, Units peut generer automatiquement la facture correspondante. La facture reprend les informations du bon : articles, montants, client, adresses.
Lorsque des produits sont expedies au client, une facture peut etre generee automatiquement a partir de l'expedition. Chaque article expedie devient une ligne de facture.
Pour les transferts de stock entre societes de votre organisation, des factures internes sont creees pour formaliser la transaction comptable.
Les ventes realisees sur la marketplace GOAT generent automatiquement des factures dans Units, avec les montants et les references propres a la plateforme.
Chaque facture suit un cycle de vie precis, du brouillon a la validation finale.
Brouillon → Validation en cours → Complete → Annulee
| Statut | Signification |
|---|---|
| Brouillon | La facture est creee mais pas encore validee. Elle est entierement modifiable. Sa reference est temporaire (format DFT-AAMM-XXXX). |
| Validation en cours | La facture est en train d'etre validee par le systeme (verification des donnees, calcul des taxes, generation du PDF). |
| Complete | La facture est validee. Une reference definitive est attribuee, le PDF est genere. La facture n'est plus modifiable. |
| Annulee | La facture a ete annulee. Elle est conservee dans le systeme pour des raisons de tracabilite et d'audit. |
Units genere deux types de references selon le statut :
DFT-AAMM-XXXX (par exemple DFT-2403-0001). Cette reference est temporaire et sera remplacee lors de la validation.[ACRONYME]FAC0000001 (par exemple ASFAC0000042). Cette reference est unique, sequentielle et permanente.Pour les avoirs, la reference definitive utilise le prefixe AVR au lieu de FAC (par exemple ASAVR0000003).
Chaque facture est composee de lignes qui detaillent les elements factures. Il existe trois types de lignes :
| Type de ligne | Description |
|---|---|
| Stock | Ligne liee a un article specifique en stock (identifie par sa reference unique). Contient le produit, la taille, le prix. |
| Service | Ligne pour les prestations non liees a un article physique : frais de livraison, frais de service, commissions. |
| Produit | Ligne generique pour un produit sans lien direct avec un article en stock. |
Chaque ligne contient les informations suivantes :
| Champ | Description |
|---|---|
| Prix unitaire HT | Le montant hors taxes de l'article ou du service |
| Quantite | Le nombre d'unites facturees |
| Taux de TVA | Le taux applicable a cette ligne |
| Montant TVA | Le montant de taxe calcule automatiquement |
| Prix unitaire TTC | Le montant toutes taxes comprises |
La validation d'une facture est une etape importante qui la rend definitive. Voici ce qui se passe lors de la validation :
Pour certains articles (notamment les produits d'occasion), Units applique automatiquement le regime de TVA sur marge. Dans ce cas, la TVA est calculee non pas sur le prix de vente, mais sur la difference entre le prix de vente et le prix d'achat de l'article. Ce calcul est entierement automatise grace aux informations de stock rattachees a chaque ligne.
Un avoir est une facture speciale qui annule tout ou partie d'une facture precedente. Il est utilise dans les cas suivants :
L'avoir recoit une reference au format [ACRONYME]AVR0000XXX et est lie a la facture originale pour assurer la tracabilite.
Chaque facture contient les champs suivants :
| Champ | Description |
|---|---|
| Reference | Numero unique (provisoire en brouillon, definitif apres validation) |
| Statut | Brouillon, complete ou annulee |
| Date de facturation | Date a laquelle la facture est emise (ne peut pas etre dans le futur) |
| Vendeur | La societe de votre organisation qui emet la facture |
| Acheteur | Le client ou la societe acheteur |
| Taux de TVA | Le regime de TVA applique |
| Mode de reglement | Virement, PayPal, especes, etc. |
| Coordonnees bancaires | Les informations bancaires affichees sur la facture |
| Total HT | Montant total hors taxes |
| Total TVA | Montant total des taxes |
| Total TTC | Montant total toutes taxes comprises |
Le paiement de chaque facture est suivi dans Units :
| Information | Description |
|---|---|
| Mode de paiement | Le moyen de reglement utilise (virement, PayPal, especes, cheque) |
| Statut de paiement | Indique si la facture est payee, en attente de paiement, ou partiellement payee |
Le statut de paiement peut evoluer independamment du statut de la facture : une facture peut etre complete (validee) mais en attente de paiement.
Plusieurs options d'export sont disponibles pour votre comptabilite.
Exportez vos factures en fichier CSV pour les importer dans votre logiciel de comptabilite :
Telechargez les factures au format PDF :
Les exports CSV sont structures pour etre compatibles avec les logiciels de comptabilite courants. Chaque ligne d'export contient les references, montants HT/TTC, taxes et informations necessaires a l'enregistrement comptable.
L'acces aux factures est controle en fonction des societes rattachees a votre compte utilisateur :
Les donnees financieres restent ainsi confidentielles entre les differentes entites de votre organisation.
| Element | Ce qu'il faut retenir |
|---|---|
| Creation | Manuelle, depuis bons de vente, expeditions, ventes internes ou marketplaces |
| Statuts | Brouillon (DFT-...) → Complete (reference definitive) → Annulee |
| Lignes | Stock, service ou produit |
| Validation | Verification, reference definitive, calcul taxes, PDF auto |
| Avoirs | Factures negatives pour retours ou corrections (prefix AVR) |
| TVA sur marge | Calcul automatique pour les articles eligibles |
| Export | CSV, PDF individuel ou par lot (ZIP) |
| Acces | Restreint par societe rattachee a l'utilisateur |
Puis-je modifier une facture apres validation ?
Non, une facture validee (statut "Complete") n'est plus modifiable. Si une correction est necessaire, vous devez creer un avoir pour annuler les montants errones, puis creer une nouvelle facture si besoin.
Quelle est la difference entre une reference DFT et une reference FAC ?
La reference DFT (Draft) est provisoire et attribuee aux factures en brouillon. La reference FAC est definitive et attribuee lors de la validation. Seule la reference FAC a une valeur comptable.
Comment fonctionne la TVA sur marge ?
La TVA sur marge s'applique automatiquement aux articles eligibles (par exemple, les produits d'occasion). Au lieu de calculer la TVA sur le prix de vente total, Units calcule la taxe uniquement sur la marge, c'est-a-dire la difference entre le prix de vente et le prix d'achat.
Puis-je generer une facture pour plusieurs bons de vente ?
Oui, une facture peut regrouper les articles de plusieurs expeditions ou bons de vente, a condition qu'ils concernent le meme vendeur et le meme acheteur.
Comment retrouver une facture specifique ?
Utilisez la barre de recherche pour taper la reference (DFT ou FAC), ou combinez les filtres par date, statut, vendeur et acheteur pour affiner votre recherche.
Les factures sont-elles stockees au format PDF ?
Oui, chaque facture validee genere automatiquement un PDF archive dans Units. Vous pouvez le telecharger a tout moment depuis la fiche de la facture ou en lot via l'export ZIP.