Le module dépôt vente vous permet de proposer un service de consignation à vos clients. Vos déposants soumettent leurs articles via un portail dédié, vous les recevez, les mettez en vente, et reversez les montants une fois les articles vendus. Tout le suivi, de la soumission jusqu'au paiement, est centralisé dans Units.
Le parcours se déroule en plusieurs étapes entre vous et vos déposants :
Avant d'ouvrir le service à vos déposants, configurez les paramètres dans Paramètres > Dépôt vente boutique.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Logo | Votre logo affiché sur le portail déposant et les documents générés |
| Couleur principale | Couleur de l'interface du portail déposant |
Ces valeurs sont pré-remplies automatiquement lors de la création de nouveaux dépôts, pour vous faire gagner du temps.
| Paramètre | Description |
|---|---|
| Société par défaut | La société rattachée aux dépôts |
| Type de stockage par défaut | Interne (votre entrepôt), partenaire, ou boutique consigne |
| Ville par défaut | La ville où les articles sont stockés |
| Emplacement par défaut | L'emplacement précis dans la ville |
Rédigez les instructions qui s'affichent sur le portail de vos déposants pour leur expliquer comment vous faire parvenir leurs articles :
La page Dépôt vente > Dépôts affiche un résumé de votre activité en temps réel :
| Indicateur | Description |
|---|---|
| En attente de validation | Articles soumis par vos déposants à examiner |
| En attente de réception | Articles validés que vous n'avez pas encore reçus physiquement |
| En stock | Articles reçus et disponibles à la vente |
| Ventes du mois | Nombre d'articles vendus ce mois-ci |
| Modèles à créer | Articles soumis manuellement (sans référence catalogue) à associer |
| Demandes de retour | Articles pour lesquels un déposant a demandé la récupération |
Cliquer sur un indicateur filtre automatiquement la liste sur les dépôts concernés.
La liste des dépôts dispose de plusieurs options pour trouver rapidement ce que vous cherchez :
Depuis la liste principale, sélectionnez plusieurs dépôts pour effectuer des actions groupées :
Cliquez sur Exporter en haut de la liste pour télécharger un fichier Excel de tous vos dépôts, en respectant les filtres actifs. L'export se prépare en arrière-plan et vous est notifié dès qu'il est prêt.
Lorsqu'un déposant soumet des articles, ils apparaissent avec le statut "En attente de validation".
Pour valider des articles :
Une fois validés, les articles passent en "En attente de réception" et le déposant reçoit un e-mail de confirmation avec le bon de dépôt en pièce jointe.
Pour refuser des articles :
Vous pouvez accepter et refuser des articles d'un même dépôt individuellement, ligne par ligne.
Depuis la fiche d'un dépôt, vous pouvez télécharger le bon de dépôt au format PDF. Ce document récapitule la référence, la date, les coordonnées du déposant et le détail des articles avec leurs prix. Il est également joint automatiquement à l'e-mail de confirmation envoyé au déposant lors de la validation.
Certains déposants saisissent leurs articles manuellement (marque, modèle et taille écrits à la main). Ces articles ont le statut "Modèle à créer".
Pour les traiter :
Depuis la fiche d'un dépôt, vous pouvez ajuster directement sur chaque ligne :
Ces modifications ne sont possibles que sur les articles dont le statut n'est pas encore finalisé (vendu, payé, retourné, refusé ou annulé).
Pour chaque dépôt, vous pouvez définir (ou modifier) les informations de stockage depuis la fiche du dépôt, tant que les articles ne sont pas encore finalisés :
Ces champs sont sauvegardés automatiquement dès que vous changez la valeur.
Quand vous recevez physiquement les articles, passez-les en stock :
Si un article physiquement reçu ne correspond pas à ce qui avait été validé (état différent, article non conforme), vous pouvez refuser sa réception :
L'article repasse alors dans un état refusé et le déposant est informé.
| Statut | Description |
|---|---|
| Modèle à créer | Article soumis manuellement, à associer au catalogue |
| En attente de validation | Soumis par le déposant, à examiner |
| En attente de réception | Validé, envoi physique attendu |
| En stock | Reçu et disponible à la vente |
| Vendu | Article vendu à un client |
| Payé | Montant reversé au déposant |
| Retour demandé | Déposant a demandé la récupération |
| Retour en cours | Retour en cours de traitement |
| Retourné | Article rendu au déposant |
| Refusé | Article refusé lors de la validation ou à la réception |
| Annulé | Annulé par le déposant avant réception |
Lorsqu'un article de dépôt vente est vendu, Units crée automatiquement une commande d'achat correspondante pour formaliser l'achat auprès du déposant. Cette commande sert de pièce comptable : elle matérialise le fait que vous avez officiellement acheté l'article au déposant au moment de sa vente.
Ces commandes sont regroupées par déposant et par journée de vente : tous les articles d'un même déposant vendus dans la même journée sont rassemblés dans une seule commande d'achat.
Vous pouvez les retrouver dans Achats > Commandes d'achat, identifiables par le type "Dépôt-vente". Elles apparaissent systématiquement avec le statut "Livré", puisque les articles ont déjà été reçus et vendus.
La création de ces commandes s'effectue automatiquement chaque nuit. Aucune action manuelle n'est nécessaire.
La page Dépôt vente > Paiements centralise tous les montants dus à vos déposants pour les articles vendus et non encore payés.
Vous y trouvez :
Pour marquer un paiement comme effectué :
Vous pouvez aussi sélectionner plusieurs lignes et les marquer comme payées en une seule action.
Pour exporter les données de paiement :
Cliquez sur le bouton d'export pour télécharger un fichier Excel avec l'ensemble des enregistrements de paiement.
La page Dépôt vente > Factures liste les factures générées pour vos déposants. Vous pouvez les filtrer par déposant, statut ou période.
| Statut | Description |
|---|---|
| En attente | Facture créée, non encore traitée |
| Validée | Facture approuvée |
| Payée | Facture réglée |
| Refusée | Facture rejetée |
La page Dépôt vente > Retours liste toutes les demandes de retour émises par vos déposants pour des articles toujours en stock.
Vous pouvez traiter plusieurs articles simultanément grâce aux actions en masse sur la fiche retour.
Chaque fiche retour dispose d'un champ Notes libre pour consigner des informations internes (instructions de préparation, date de rendez-vous avec le déposant, etc.). Ces notes ne sont pas visibles par le déposant.
| Statut | Description |
|---|---|
| Demandé | Déposant a fait la demande |
| En cours | Retour en cours de préparation |
| Retourné | Article rendu au déposant |
| Refusé | Demande de retour refusée |
Vos déposants accèdent à leur espace personnel via un lien dédié. Ils peuvent y gérer leurs dépôts en autonomie, sans avoir à vous contacter pour chaque information.
Soumettre des articles :
Les articles sont ajoutés à un panier avant la soumission finale du dépôt.
Suivre leurs dépôts :
Gérer leurs paiements :
Demander des retours :
Exporter leurs données :
Comment accèdent mes déposants à leur portail ?
Ils se connectent via un lien dédié que vous leur communiquez. Leurs identifiants sont créés depuis votre espace Units, dans la gestion des tiers.
Un déposant peut-il modifier son prix après soumission ?
Non, une fois le dépôt soumis, le prix ne peut pas être modifié par le déposant. Vous pouvez toutefois effectuer des ajustements directement depuis la fiche du dépôt dans le back-office.
Que se passe-t-il si un article soumis n'est pas dans mon catalogue ?
L'article est créé avec le statut "Modèle à créer". Vous devez l'associer manuellement à un produit de votre catalogue avant de pouvoir le valider.
Puis-je refuser seulement certains articles d'un dépôt ?
Oui, vous pouvez accepter et refuser les articles d'un même dépôt individuellement, ligne par ligne.
Comment le déposant est-il informé de la validation de son dépôt ?
Il reçoit automatiquement un e-mail avec la confirmation et le bon de dépôt en pièce jointe, qui récapitule les articles acceptés et les instructions d'envoi.
Un déposant peut-il demander le retour d'articles vendus ?
Non, seuls les articles au statut "En stock" (non encore vendus) peuvent faire l'objet d'une demande de retour.
Que faire si un article reçu physiquement ne correspond pas à ce qui a été validé ?
Utilisez le bouton "Refuser la réception" sur la ligne concernée. Indiquez le motif — l'article sera marqué comme refusé et le déposant sera notifié.
Est-il possible d'exporter la liste complète des dépôts ?
Oui, le bouton d'export en haut de la liste des dépôts génère un fichier Excel respectant vos filtres actifs. La page paiements dispose également de son propre export, et le portail déposant propose un export de leur côté.
